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Letzte Änderung: Juli 2020


Im Jahr 2020 feiern wir unseren 25. Geburtstag. Ein Vierteljahrhundert, wir können es selbst kaum glauben! Tatsächlich sind wir seit 1995 ein stabiler Partner für Kunden aus unterschiedlichen Branchen – eine Kontinuität und Langlebigkeit, die keine Selbstverständlichkeit ist.

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Software für Intern

Thema Intranet: Punkt für Punkt sprechen wir in diesem Podcast über die Dinge, die man bei der Konzipierung eines Intranets beachten sollte.





Ein Intranet ist etwas ganz Persönliches für jedes Unternehmen, denn die Anforderungen an das eigene interne Netz sind völlig unterschiedlich: Kommunikationsplattform? Dokumenten­management? Mehrsprachigkeit? Personalisierung? Fragen über Fragen gibt es, wenn man sich über ein neues Intranet Gedanken macht!

Mit unserem aktuellen Podcast bieten wir Ihnen einen hilfreichen Leitfaden: Punkt für Punkt sprechen wir über die Dinge, die man bei der Konzipierung eines Intranets beachten sollte. Hören Sie sich das an!


v.l.n.r.: Isabel Birnstingl im Gespräch mit Marcel Hauer und Hans-Peter Zillner

 

Transkript des Podcasts

Isabel:
Hallo, herzlich willkommen bei diesem Podcast des Teams der CSS in Wien. Seit 25 Jahren setzen wir unterschiedliche Softwareprojekte für Unternehmen aus vielen Branchen um und geben unser dabei gesammeltes Wissen gerne weiter, sowohl in Artikeln auf unserer Webseite als auch in Podcasts wie diesem.
Apropos, was ist das Thema dieses Podcasts? Im Laufe unserer Firmengeschichte durften wir einige Intranets für Unternehmen auf die Beine stellen. Jedes von diesen internen Netzen ist unterschiedlich – aus dem einfachen Grund, weil die Anforderungen eines jeden Unternehmens eben auch unterschiedlich sind. Wir wollen uns in diesem Podcast nun ansehen, worüber man sich zu Beginn Gedanken machen sollte bei einem solchen Projekt, um diesen Anforderungen gerecht zu werden und damit natürlich am Ende ein Intranet zu haben, das einen wirklich glücklich macht.
Dafür habe ich mir wieder zwei unsere Experten geschnappt. Das ist zum einen Hans-Peter Zillner; er ist einer unserer Geschäftsführer und hat schon einige Intranet-Projekte umgesetzt. Hallo Hans-Peter!

Hans-Peter:
Hallo.

Isabel:
Der zweite ist Marcel Hauer. Er einer unserer Product Owner – so nennen wir sehr vereinfacht gesagt Projektleiter in der CSS – und als solcher hat er ebenfalls schon Intranetprojekte begleitet. Hallo Marcel!

Marcel:
Hallo!

Isabel: Gut, starten wir direkt in das Thema: Hans-Peter, wenn du mit einem unserer Kunden ein geplantes Intranetprojekt besprichst, welche wäre jetzt der erste Punkt, den du abklopfst?

Hans-Peter:
Also, ich glaube, der erste Punkt ist einfach mal ein Gefühl dafür zu bekommen,um welche Art von Internet soll es denn überhaupt gehen. Ich glaube, das lässt sich am besten mal durch zwei grundsätzliche Fragen klären. Die erste Frage ist, wer ist denn überhaupt die Zielgruppe dieses Intranets? Da kann es, je nachdem in welches Unternehmen man geht, ganz unterschiedliches Verständnis davon geben aber üblicherweise mal die Frage zu stellen, wer hat denn überhaupt einen PC oder einem mobilen Arbeitsplatz und hat damit Zugriff auf ein mögliches Internet? Wer ist denn überhaupt die Zielgruppe, will ich nur eine gewisse Abteilung erreichen, will ich alle meine Knowledge Worker erreichen und was mache ich mit meiner restlichen Workforce, z.b. in einem Produktions- oder in einem anderen Betrieb, die einfach nicht tagtäglich auf einem mobilen Gerät oder auf einem PC-Arbeitsplatz als Teil ihrer Arbeit tätig sind? Möchte ich die trotzdem reichen oder nicht?
Die zweite Frage ist dann, was ist denn die Zielsetzung des Intranets zu mich? Ich habe bei vielen Kunden einen weiten Spannungsbogen gesehen zwischen Kollaboration, wo das Intranet wirklich ein Arbeitstool ist mit Projektorganisation und Dokumenten-Management bis hin zu einem reinen Kommunikationstool, wo es klassischerweise der Vorstand seine wichtigen Informationen "top down" sicher zu jedem Mitarbeiter kommunizieren kann und dann gibt's natürlich eine weite Spannbreite dazwischen, wie sich diese zwei Aspekte zusammenmischen. Ich glaube, um das festzuhalten: In einem Intranet-Projekt – es gilt natürlich auch für jede andere Art von Projekt, ist es wichtig in so einem Workshop zum Beispiel früh festzuhalten, was sind denn die Ziele, die man erreichen will, und wenn die Leute dann beginnen ihre Ziele auszuformulieren, wird einem sowieso klar wo dann der Fokus (z.b. Kollaboration ohne Kommunikation) liegen wird, wer dafür überhaupt erreicht werden muss.
Ich glaube ein guter Einstieg in diese Arbeit ist vor allem bei Kunden, die sich schon im Vorfeld etwas Gedanken darüber gemacht haben, wie ihr Internet ausschauen soll einfach mal die Frage zu stellen – so ein bisschen auch nach dem Prinzip "start somewhere go everywhere" – die Frage zu stellen, wie schaut denn eure Startseite und euer Hauptmenü aus. So trivial und banal das klingt, aber ich glaube, wenn die Leute wirklich sich schon Gedanken gemacht haben und beginnen können aufzuzählen: "Na natürlich, im Hauptmenü habe ich hier stehen 'Meine Abteilung' und hier habe ich stehen 'Meine Hobbys'", dann kann ich da auch schon sehr viel ablesen, was denn die Inhalte sind und dasselbe gilt für die Startseite.

Isabel:
Ja, das ist ein guter Tipp, einfach sehr praktisch mal den Einstieg ins Intranet aufzeichnen und schauen wohin die Reise geht.
Gut, vielleicht zu dir Marcel, was wäre der nächste Punkt, den du besprechen würdest mit dem Kunden?

Marcel:
Wenn wir das mit dem Kunden tatsächlich geschafft haben die Startseite im Groben zu skizzieren, kann man davon ganz gut die Inhalte ableiten. Nämlich, man sieht ganz gut, was ist wirklich wichtig. Nämlich, das was auf der Startseite ist, ist meistens wichtig. Das heißt, wenn da ganz prominent die Vorstands-News stehen, kann man schon sagen, ok, es gibt scheinbar News, es gibt auch News, die von top-down getrieben werden. Es kann aber auch sein, dass auf der Startseite die neuesten Wiki-Inhalte stehen, also sprich User-getriebener Content, Mitarbeiter-getriebener Content. Es kann sein, dass Multimedia ein großes Thema ist; dass die Fotos vom letzten Betriebsausflug oder von der letzten Weihnachtsfeier interessant wären. Also, man muss im Prinzip diese Content-Typen herausfinden, die definieren und gemeinsam festmachen.
Die Frage ist auch, wer darf eben diese Inhalte anbieten. Ich hab's schon mal kurz gesagt, das ist einerseits User-getriebener Content also Mitarbeiter, ist es nur eine Art Redaktionsteam, das eben News schalten darf oder das Inhalt oder Inhaltsseiten schalten darf. Gibt es einen Betriebsrat, darf er eigene Inhalte schalten? Ja, in die Richtung denken wir.
Und das geht dann Hand in Hand mit diversen Autoren-Prozessen bzw. Freigabe-Prozessen. Gerade bei Redaktionsteams ist es oft der Fall, dass es da ein 4-Augen-Prinzip gibt. So irgendwie den Buddy im Redaktionsteam, der sagt, ok, ich lese in diesen Artikel noch mal rein bevor er freigegeben wird. Berechtigungen sind ein großes Thema – wer darf im welchen Bereich welche Inhalte schalten Ja, und so gehen wir an Sachen heran. Isabel: Hört sich alles ziemlich geregelt an und sehr durchgedacht.

Isabel:
Wie ist es jetzt aber mit dem Stichwort "Social Intranet"? Also, Social Media begleitet uns ja jetzt immer und überall und es macht ja auch für interne Kommunikation nicht halt der Wunsch, diese Art von Kommunikation in Unternehmen zu bringen. Ist es auch ein Thema bei unseren Intranet-Projekten?

Hans-Peter:
Ja, das ist natürlich heute mehr denn je; war aber auch schon letzten zehn Jahren immer wieder ein Thema. Und auch wenn du sagst – ich weiß nicht jetzt nicht was hast du gesagt – dass ja gar nicht mehr wegzudenken heute. Ehrlich gesagt, ich würde es in Frage stellen, weil das ist nicht so eine einfache Entscheidung, wie du es gerade sagst. Ich glaube, das hängt sehr von der Unternehmenskultur ab und traut man sich denn, dass die Mitarbeiter frei und offen und jeden im Unternehmen erreichend miteinander kommunizieren sollen/können/dürfen und wollen. Also, es ist eher eine kulturelle Frage, ob man sich das traut und ob man das fördern will. Das beginnt schon bei "Daumen hoch/Daumen runter" zu einem Artikel, das ist schon eine Art von Social Intranet und man muss sich halt die Frage stellen, kann ich damit leben wenn, beim neuen Vorstands-Blog-Eintrag 90% "Daumen runter" sagen, oder nicht. Also, es eher ein kommunikatives als ein technisches Thema. Hat man Angst davor oder nicht? Und ja, wie man das dann umsetzt, das hat sich über die Jahre geändert. Also, in den erst Intranet-Projekten, die ich gemacht habe, da waren wir noch Vordenker, wenn man über ein Forum im Intrant nachgedacht hat.
Ansonsten geht's heute vor allem eher in die Richtung, wie nutzt man bestehende Tools und wie kann man die integrieren, sei das halt in der Microsoft-Schiene heute Teams oder Slack oder alternative Dinge wie früher man Yammer. Da gibt's meistens oder sag mal so, da sollte es hoffentlich meistens heute schon im Unternehmen eine Strategie gegeben, wie man mit solchen sozialen Tools umgeht. Und wahrscheinlich wird heute mehr drum gehen, wie man die bestehenden Tools einbindet anstatt "jetzt durch das neue Internet werden wir auf einmal sozial", weil dann ist eigentlich das Projekt sozial zu werden und nicht ein Intranet einzuführen.

Isabel:
Verstehe, also zuerst die Struktur, die Möglichkeit, die Kultur schaffen im Unternehmen, bevor man ein Tool einführt, dass dann möglicherweise eh nicht genutzt wird oder falsch genutzt wird.
Du hast vorher, Hansi, auch schon das Thema Kollaboration erwähnt; das ist ja jetzt eigentlich etwas anderes als das Social Intranet.

Marcel:
Genau, Kollaboration ist eine Ausprägung von Intranet. Wenn das Intranet nicht nur Top-Down-News-getrieben ist, sondern es wirklich eine Plattform sein zur Zusammenarbeit, dann spricht man von Kollaboration.Die Herausforderung in solchen Projekten ist, dass man den Mitarbeitern ein Tool in die Hand gibt, dass sehr viel bietet und sehr viel kann und hier einen Freiraum bieten will, damit diese Kollaboration möglichst zum Thema, zum Projekt, zu dem eben ausgetauscht werden soll, verwendet werden kann oder werden soll.
Gleichzeitig will man aber Wildwuchs verhindern. Also, wenn man den Mitarbeitern ein Tool in die Hand gibt, das alles kann und theoretisch alle Stückln spielt, dann entwickelt sich natürlich jedes Team oder jeder Projekt-Space (sagen wir da oft dazu) irgendwie anders und das heißt wir bieten in solchen Fällen dann in eigene, abgetrennte Bereiche, wo wir sagen, ok hier könnte ihr themenbezogen, projektbezogen, in Wikis, in Teamkalendern, in selbstorganisierten Listen, in Dokumenten-Bereichen zusammenarbeiten. Und das ist dann meistens wirklich nur eine Gruppe an Leuten, also das sind Hausnummer 10-15 Personen, die zu einem Thema zusammenarbeiten und hier wirklich in diesem Bereich walten dürfen.

Isabel:
Okay. Da spielt natürlich das Thema Dokumente rein. Natürlich arbeiten die Leute mit Dokumenten; in einem Unternehmen gibt's meistens eine ganze Menge davon in verschiedenen Arten und Formen. Und ein großes Thema ist das sicherlich auch, wo stelle ich oder wie stelle ich die bereit und wie verwalte ich die, oder?

Hans-Peter:
Die Frage ist noch weitergehend – welche Rolle nimmt das Intranet für Dokumente und Dokumentenmanagement im gesamten Unternehmen ein? Wir haben Kunden, die sagen Intranet, meinen aber eigentlich Dokumentenablage plus einer Newslist auf der Startseite. Also, das komplette Intranet kann ein Dokumentenmanagement sein oder Dokumentenmanagement kann ein kleiner Teil sein. Das Intranet kann die zentrale Quelle für Dokumente im Unternehmen sein, einerseits der zentralen Top-Down-Dokumente, wie Vorlagen, wie zentrale Marketing-Flugblätter, was auch immer, kann gehen bis zu speziellen Anforderungen wie – was wir auch bei Kunden haben – "wir müssen gesetzliche Normen, gesetzliche Weisungen unseren Mitarbeitern kommunizieren, deswegen stellen wir die ins Intranet, und on top gibt es dann noch einmal das Benachrichtigungs- und Bestätigungssystem, wo wir dann nachvollziehen und dokumentieren können, welcher Mitarbeiter wann dieses Dokument zur Kenntnis genommen hat". Das kann Dokumenten-Management in dem anderen Sinn sein. Bei dem anderen Unternehmen ist das Internet wie gesagt nur Werkzeug zur Projektorganisation und dann gibt's halt pro Projekt auch noch mal eine Dokumentenablage. Kann eben bedeuten, ich nehme gleich ein Tool, das ein Dokumentenmanagement inhärent bietet, wie es z.b. der SharePoint wäre. Wenn's für mich eher nur ein Seitenthema ist und vielleicht sogar schon eine bestehende Lösung gibt, ist es dann oft auch ein gangbarer Weg, einfach zu sagen, die Dokumentenablage ist und bleibt dort, wo sie heute ist und ich biete nur eine komfortable Möglichkeit in einer Liste die wichtigsten Dokumente auf der Startseite meines Projekts anzuzeigen und im einfachsten Fall habe ich einfach einen Link auf ein externes Tool und hab halt den Einstieg nur in das Dokumentenmanagement über das Intranet.

Isabel:
Gut, soweit zu Dokumente als letztes Thema. Was wäre denn noch ein wichtiger Punkt? Was würde euch noch einfallen?

Marcel:
Normalerweise lösen wir ja bestehende Systeme ab. Das heißt normalerweise gibt es schon eine Art Intranet  vorher und dann ist die Frage, was tut man mit den Inhalte, die es gibt, sollen die auch ins neue Internet kommen? Und so gibt es jetzt unterschiedlichste Ausprägungen, wie man das machen kann. Man kann sagen, – das ist uns natürlich das Liebste und macht das Projekt auch kleiner – wenn man sagt, okay, nein, das alte Intranet lassen wir wie es ist und wir beginnen neu. Haben zumindest mal nicht den Riesenaufwand den Inhalt migrieren zu müssen. Wenn es da jetzt viele Inhaltsseiten gibt, die wichtig sind, die tagtäglich gebraucht wurden, also sprich, dass das Internet nicht tot war vorher, dann muss man das irgendwie übernehmen. Da gibt's den Weg das automatisch zu machen oder manuell. Gibt's theoretisch auch Hybrid-Lösungen. Automatisch heißt, wir setzen uns hin und programmieren Lösungen um den HTML-Inhalt und auch die Dokumente und so weiter zu transferieren. Man muss die aber dessen bewusst sein, da muss man drüber arbeiten; das funktioniert nicht einfach so, dass man sagt okay, mach aus A B und dann ist es superhübsch und neu, sondern nein, da muss man darüber gehen müssen, weil sich normalerweise auch der Style verändert hat. Ja, oder manuelle Migration – sprich man kauft sich ein paar Studenten und lasst die über den Sommer die Migration machen. Kann ganz reizvoll sein, wenn man die Ressourcen hat, hier auch noch auszumisten. Also, sprich wirklich Inhalte zu sortieren, zu filtern und zu sagen, ich nehme nur mehr das mit was ich wirklich brauche.

Hans-Peter:
Ich glaube, die Frage, ob migrieren und wie, muss auch sehr eng abgestimmt mit den Zielen sein oder muss kritisch hinterfragt werden. Die wenigsten Auftraggeber trauen sich mal leicht zu sagen: "Ja, überhaupt kein Problem, wir schmeißen das alte Intranet weg". Es ist eher der Schutzinstinkt zu sagen: "Nein, nein, wir übernehmen es eh eins zu eins", aber da muss man sich ehrlich fragen, warum baut man dann ein neues Intranet, wenn man die alten Inhalte eins zu eins drinnen haben will, warum bleibt man denn dann nicht beim Alten? Da gibt es ein paar sehr wenige valide Antworten wie "das technische System wird am 1. Jänner unänderbar abgedreht und es geht einfach nicht mehr", aber üblicherweise...ja...der Grund zu sagen "wir bauen ein neues Intranet, weil das alte keiner verwendet und wir verwenden einfach eine andere Technologie und dadurch werden alle glücklich und wir übernehmen die Inhalte wieder eins zu eins" wird man sehr kritisch in Frage stellen müssen, ob denn das die richtigen Schritte dorthin sind, um die Ziele des Projekts zu erreichen.
In der Migration und auch schon vorher, wenn man in so einem Intranet-Workshop ist, dann kommen oft so die kleinen Rucksack-Projekte. Suche ist da auch so ein klassisches Ding. Wir waren am Anfang unseres Workshops bei der Startseite und wir haben dort oben die Suchmaske hingezeichnet und das in uns auch noch alle einig. Was dann genau passiert wenn man dann dort "Speiseplan" eintippt ist dann schon eine ganz andere Frage. Habe ich ihn rein Content-getriebenes Intranet mit einem Content-Management-System, werde ich dieses sehr leicht durchsuchen können und werde auch schöne Ergebnis-Seiten anzeigen können. Je mehr externe Inhalte ich einbinden in meiner Seite und je mehr es oder je weniger es ein "jeder im Unternehmen darf alles sehen" sondern eher ein "hier ist ein Projekt, wo nur eine sehr bestimmte Gruppe Zugriff drauf haben soll", je schwieriger wird es natürlich eine solche umfassende Suche einzubauen. Weil spätestens, wenn man durch mehrere Quellen suchen muss, ist es immer eine Frage der technischen Machbarkeit, und eben dem Schutzbedürfnis der einzelnen Dokumente gerecht zu werden, ist sehr schwierig. Das fällt dann meistens schon herunter das Buzzword "Enterprise Search". Und sobald wir an den Punkt kommen zu erkennen, ach und by the way, ihr würdet auch noch gern eine Enterprise Search im Zuge des Intranet-Projektes einführen, ist es, glaube ich, ein guter Punkt, eine Linie zu ziehen und zu sagen "sehr gut, sehr interessant eine Enterprise Search einführen, ist ein eigenes Projekt, und ja im Intranet bauen wir dann eine schöne Suchmaske, die auf die Ergebnisseite der Enterprise Search führt".

Isabel:
Da du die Startseite kurz erwähnt hast, wie ist das eigentlich mit dem Thema "ich richte mir meine Startseite selbst, wie ich sie brauche". Das hatte ich auch schon in anderen Unternehmen, in denen ich gearbeitet habe, dass ich mir das selbst einrichten konnte. Ist das ein Thema?

Marcel:
Ja, das trifft das Thema, wie weit kann ich personalisieren. Die Startseite anzupassen ist ja schon die höchste Ausprägung des Ganzen. Diese Wünsche kommen oft im Workshop daher, sag ich mal. Und man diskutiert dann lange drüber, will ich den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, die Startseite anzupassen. Gleichzeitig hat man auf der Startseite aber auch definiert das sind die wichtigsten Infos von meinem Intranet, die sollen auf alle Fälle angezeigt werden. Das ist dann immer der Punkt, wo ich sage, okay, wir müssen hier Mittelweg finden. Einerseits wollen wir den Leuten ein Tool an die Hand geben, um die Startseite anzupassen, auf der anderen Seite wollen wir ganz wichtige Infos nicht verlieren. Das heißt, recht schnell biegen wir dann ab Richtung personalisierte Inhalte. Also sprich, nein, nicht das Webpart auf der einen Seite wird von links nach rechts geschoben oder gelöscht, aber ich kann mir z.b. News Channels abonnieren; ich kann mir, Seiten abonnieren; ich kann mich entscheiden, welche Inhalte sind für mich interessant im Intranet. Und deshalb will ich sie angezeigt haben auf der Startseite. Auch da gibt's wieder Ausprägungen, nämlich Pflicht-Abonnements. Oftmals ist es dann so, dass das Unternehmen sagt, ok, Mitarbeiter soll es sich personalisieren können aber trotzdem die Vorstands-News ist wichtig. Das heißt, die kriegt er auf alle Fälle. Aber in die Richtung geht es dann ganz oft. Was wir auch schon gemacht haben, waren wirklich personalisierte Inhalte aufgrund der Rolle, aufgrund von Abteilungen. Man sagt, okay, es gibt hier Arten von News oder Arten von Inhalten, die dann meistens mit speziellen Tags versehen werden und diese Tags sind interessant für gewisse Abteilungen. Das heißt, das ist so eine Mischung aus Pflicht-Abonnement und freiwilligen Abonnement. Weil ich in der Abteilung XY bin, sind für mich Inhalte mit dem Tag "Marketing" z.b. interessant und deswegen kriege ich die angezeigt. Also auch solche Dinge haben wir schon gemacht und ja, in die Dichtung denken wir dann ganz oft mit unseren Kunden wenn's um Personalisierung geht.

Isabel:
Das sind ja schon einige Themen. Was würde euch noch einfallen, haben wir noch etwas vergessen, worüber man nachdenken sollte für ein Intranet?

Hans-Peter:
Was in jedem Intranetprojekt kommt, in der ein oder anderen Ausprägung, ist die Frage, wie geht man mit bestehenden Tools im Unternehmen und mit Fremdsystemen um. Das ist jetzt wieder sehr individuell, was in welchem Unternehmen besteht. Also, auf zwei würde ich wetten, die würde ich fast schon mal fix in jedes Workshop-Ergebnis schreiben bevor er begonnen hat. Also jedes Internet hat einen Speiseplan oder zumindest das Thema Essen, aber, klassischerweise im großen Unternehmen, wo es eine Kantine ist, ist es halt der Speiseplan und ich glaube noch in jedem Workshop war es das Thema Telefonbuch/Mitarbeiterverzeichnis. Ich würde mal sagen, die beiden Themen sind fix gesetzt in jedem größeren Unternehmen mit dem wir arbeiten. Was es darüber hinaus ist – manche Sachen treffen sich dann auch immer wieder – sowas wie Verlinkungen oder Einbindung der jeweiligen Zeiterfassung, vielleicht bis hin zu den Arbeitstools wie ERP- oder CRM-Lösungen, Kontakte, gemeinsame Kalender. All diese Sachen, die man halt in der täglichen Arbeit oft braucht. Im Prinzip gibst's für mich drei Stufen: Man erstellt die Liste aller dieser Tools und für jedes dieser Tools gibt's dann zu entscheiden, wird das entweder (A) im Intranet neu gebaut als spezifische Applikation, die optimiert im Intranet läuft. (B) Ist es nur eine Einbindung eines externen Systems, die einfach in einem Frame, in einem Widget Daten und Informationen aus einem zweiten System anzeigt, oder ist es im einfachsten Fall einfach die Linkliste der Startseite mit den zehn häufigst verwendeten Tools und es ist am Ende dann einfach ein Link, der in einem neuen Browserfenster aufgeht, im Idealfall halt schon mitauthentifiziert und ich brauche mich nicht doppelt anmelden. Aber das sind so für jedes Tool die drei Integrationsmöglichkeiten – von wirklich neu im Intranet bauen bis einfach einen Link mit Single-sign-on.

Isabel:
Ein Thema dass ich immer ganz spannend finde, ist das Thema mehrere Sprachen.

Hans-Peter:
Ich glaube, das hängt natürlich auch immer von der Unternehmensorganisation, Größe und Struktur ab. In einem Unternehmen, das in mehreren Ländern tätig ist – auch wenn es dann meistens die Konzernsprache Englisch mit Fallback Deutsch (wenn wir typischerweise mit einem österreichischen Unternehmen arbeiten) gibt, wird's natürlich trotzdem wichtig sein, um die Mitarbeiter in anderen Ländern in ihren jeweiligen Landessprachen abzuholen und ihnen noch die Möglichkeit zu geben. Auch da wird man dann eben – das fällt in die Redaktionprozesse hinein, die Marcel vorher schon erwähnt hat – auf jeder Ebene sich die Frage stellen: Gibt's die zentralen Unternehmensnews, die Vorstands-News – wir haben sie jetzt immer so plakativ sogenannt – gibt es die immer nur in Englisch oder müssen die in jeder Landessprache übersetzt werden? Was ist denn da jetzt meine Strategie? Spätestens, wenn ich jetzt unten auf den lokalen Inhalten bin, mit nämlich was ist der Speiseplan heute an meinem Standort in Bratislava z.b. werde ich das natürlich in der jeweiligen Landessprache kommunizieren wollen. Werden Editoren entweder im Headquarter, die wirklich die Sprache gut sprechen, benötigen, oder werde meine Prozesse zu aufsetzen müssen, dass ich im jeweiligen Land jemanden habe, der dafür verantwortlich ist, diese Inhalte in die jeweilige Landessprache zu übersetzen.
Aber jedes moderne Content-Management-System sollte es einem erlauben, relativ einfach die für sich passende Strategie in Übersetzung von Inhalten, Freigabe- und Editoren-Prozesse danach wirklich so umzusetzen, wie das für den jeweiligen Anwendungsfall benötigt wird.

Isabel:
Ein Beispiel für so ein Projekt, fällt mir gerade ein, das war das Intranet für Kapsch, nicht wahr. Hast du im Kopf wie viel Sprachen dort verwendet werden oder in wie vielen Ländern es im Einsatz ist? Hans-Peter: Jetzt überfällt du mich gerade. Ich glaube es waren, wenn du mich jetzt fragst, hätte ich behauptet es waren 32 Länder mit über 20 Sprachen. Ich müsst aber nachschauen und es dir nachreichen. Isabel:  Also, auf jeden Fall eine ganze Menge Länder und eine ganze Menge Sprachen. Gut, also das Thema Mehrsprachigkeit, unterschiedliche Locations, also viele Locations, ist gar nicht so einfach, um nicht zu sagen recht kompliziert.
Apropos kompliziert: Wir haben noch gar nicht über die Technik gesprochen, also sprich über die technische Basis eines Intranets. Das kann ja auch recht kompliziert werden oder?

Marcel:
Ja, kann es, vor allem wenn man sich zu früh drauf versteift. Also, wir haben es oftmals das Thema, dass der Kunde schon mit einer Lösung zu uns kommt und sagt: "ich habe den SharePoint zum Beispiel hier im Unternehmen stehen und jetzt mach ma ein Intranet drauf". Wir versuchen hier die Lösung oder die technische Lösung zunächst einmal wieder wegzunehmen, um freier zu denken und uns dann eben so wie jetzt auch am Ende über die wirkliche technische Lösung Gedanken zu machen. Da gibt's einige von diesen technischen Themen. Einerseits muss man schauen, wie bekommt man die Benutzer ins System, also sprich, wie kriege ich Anbindung an das schon bestehende Authentifizierungsstool, meistens ist es ein Active Directory oder ein LDAP. Dann muss ich mir anschauen, okay, wie verwalte ich die Rechte. Baue ich überhaupt das Rechtesystem auf, welche Gruppen gibt es, wer darf die verwalten, wer soll die verwalten. Ganz wichtige Frage, weil nämlich die Gruppen-Pflege oder die beste Pflege der Berechtigungen, das Setzen der Berechtigungen im laufenden Betrieb doch ein großer Aufwand ist, weil Mitarbeiter ständig dazukommen und weggehen. Das ist ja nicht ein Intranet ja nicht für alle Leute auf der Welt sondern für eben nur das Unternehmen und diese Mitarbeiter ändern sich zudem noch die ganze Zeit.
Das heißt, man muss es schon genau überlegen, wie schafft man es möglichst wenig Arbeit mit der Pflege der Berechtigungen zu haben aber trotzdem die richtigen Leute im System zu haben.
Ja, dann gibt's natürlich Qualitätsanforderungen, wie "das Ding muss performant sein", "das muss skalieren", "das soll sicher sein".
Heutzutage haben wir ja virtualisierte Server. Also, wenn es der Kunde bei sich selbst hostet, haben wir meist ein großes IT-Thema. Kann die virtualisierte Umgebung das überhaupt? Man darf nicht unterschätzen, wie viel Last das auf sein System bringt, wenn ein Unternehmen mit 2000plus Mitarbeitern plötzlich ein Intranet-System hinstellt, wo vielleicht dann tatsächlich auch noch Multimedia-Inhalte drauf sind, das heißt, hier haben wir die IT-Abteilung schon sehr gern sehr früh an Bord, weil das einfach auch große Anforderungen an die Hardware stellt. Oder man geht halt in die Cloud, dann hat man das nicht. Dann hat man aber allerdings auf jeden Fall noch die laufende Betriebsführung, das heißt irgendwer muss sich mit dem Tool auskennen, irgendwer muss das Warten. Bis zu einem gewissen Grad macht das der Kunde selbst.  Die Lösung warten wir dann letztendlich. Und da gibt's immer noch die Betriebsinfrastruktur, das kann jetzt eben der darunterliegende Server sein, das kann aber auch die Cloud-Umgebung sein, wo wir auch oft und gerne mit Partnern zusammenarbeiten. Das heißt, hier muss man sich überlegen, wie sieht das Betreuungskonzept aus, wer ist für was zuständig und wie wie löst man ein Problem, wenn es mehrere Bereiche betrifft, damit eben der Kunden zu seiner Lösung kommt. Ja, das sind schon die größten Themen eigentlich.

Isabel:
Okay, wir haben jetzt wirklich einiges angesprochen. Also, wenn ich mir so meine Liste anschauen haben wir jetzt Themen – also Glückszahl – durch besprochen. Das ist schon eine ganze Menge und trotzdem sind wir recht an der Oberfläche unterwegs, oder?

Marcel:
Ja, also in unseren Workshops sprechen wir tagelang über diese Themen. Isabel: Okay, ich wollte nämlich fragen wie lange das normalerweise dauert solche Workshops, wenn es um ein größeres Intranet geht. Marcel: Die Workshops kann man sich vorstellen wie ich sag jetzt mal, gemeinsame Unterrichtseinheiten, wo wir gemeinsam Themen aufarbeiten und und ansprechen. Letztendlich nimmt sich jede Partei irgendwie Hausaufgaben mit heim und dann beginnt die eigentliche Arbeit wenn es darum geht, die Abteilungen zu durchforsten und sich klar zu werden, was will man denn wirklich.

Isabel:
Wie viele Intranetprojekte hat jeder von euch eigentlich schon gemacht in der CSS, wisst ihr das noch?

Hans-Peter:
Ich schaue gerade auf die hübsch ausgedruckte Wand unserer Referenzprojekte im Meetingraum, wo wir gerade aufnehmen, und versuche ein paar meiner Projekte zu erkennen. Marcel, du sicher mehr als ich.

Marcel:
Also, ich bin jetzt bei knapp zehn größeren.

Hans-Peter:
Zählst du unser eigenes dazu?

Marcel:
Natürlich. Das war die größte Herausforderung!

Hans-Peter:
Nein, bei mir sind es definitiv weniger. Aber ich würde sagen, Workshop-Phasen Sechs. Also sechs fallen mir jetzt ein, größere Projekte. Also, einige, die da an der Wand hängen nähern sich jetzt Ihren 10 Jahren und da reden wir dann bald davon oder eigentlich schon länger darüber, unsere eigene Technologie einmal komplett Generationsabzulösen für denselben Kunden, weil einfach auch mit laufender Wartung eines Intranetsystems und kleinen Modifikationen, sind wir uns ehrlich, nach 7 Jahren oder 10 Jahren ist einfach die Lebenszeit einer Webapplikation und eine Inhaltsapplikation unabhängig von der Technik einfach erreicht und es bedarf einer grundlegenden Überholung.

Isabel:
Gut, vielen Dank an euch beide, dass ihr euch die Zeit genommen habt, ein bisschen zu erzählen aus eurem Workshopwissen. Vielen Dank an unsere Hörerinnen und Hörer fürs Zuhören mal wieder und wir freuen uns, wenn Sie wieder einmal Reinhören in einen unseren nächsten Podcasts!

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