Intranet-Technologie: "Ein Intranet ist etwas ganz Persönliches für jedes Unternehmen"
Die Technologie-Wahl ist wichtig. Warum sie aber nicht an erster Stelle steht, erklärt Franz Pikal, einer unserer CEOs, im Interview.
Frage: Was sagst du, wenn ein Kunde fragt, welche Technologie die beste für ein Intranet ist?
Franz Pikal: Grundsätzlich kann man nicht sagen, diese oder jene Technologie ist die beste. Ich glaube, ein Intranet ist etwas ganz Persönliches für jedes Unternehmen, denn jedes ist anders. Die Belegschaft ist anders, die Struktur ist anders, die Art zu kommunizieren ist anders – darauf muss das Intranet Rücksicht nehmen. Aber es haben sich natürlich einige Plattformen herauskristallisiert, die sehr häufig eingesetzt werden.
Frage: Welche Plattformen wären das?
Franz Pikal: Das sind zum einen die Web-Content-Management-Plattformen, die man einsetzt, wenn der Hauptfokus des Intranets auf Inhalte wie Artikel etc. liegt. Daneben gibt's die Kollaboration-Plattformen, die die Zusammenarbeit unterstützen. Und dann gibt's ein paar Ableitungen von diesen Systemen.
Frage: Mit welchen arbeitet wir bei CSS?
Franz Pikal: Für Web-Content-Publishing nehmen wir Umbraco oder Kentico CMS. Im Kollaborationssektor verwenden wir Microsoft SharePoint. Mit diesen Plattformen arbeiten wir schon einige Jahre.
Frage: Ist die langjährige Arbeit mit der Technologie ein wichtiger Punkt?
Franz Pikal: Ja, natürlich. Vor allem können wir und unsere Kunden darauf vertrauen, dass es die Plattformen auch noch lange geben wird. Das ist für jede Technologie-Auswahl ein ganz wichtiges Entscheidungskriterium. Die Technologie meiner Wahl soll ja mindestens so lange existieren wie mein Intranet.
Frage: Für welche Kunden hat die CSS im Intranet-Bereich schon gearbeitet?
Franz Pikal: Ein sehr großes Projekt, das wir mit Kentico CMS gemacht haben, war das Kapsch Intranet. Das war ein konzernweites Intranet in mehreren Sprachen, mit sehr vielen Seiten in verschiedenen Ländern. Die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen bekamen ihr Intranet vor Ort mit personalisierten und lokalisierten Inhalten.
Mit Microsoft SharePoint haben wir auch schon ein paar Intranets gemacht. Wir entwickelten zum Beispiel ein Intranet für die Mitarbeiter der AUVA an den rund 25 Standorten. Wir haben dieses Intranet auch mehrmals auf die neueste Version migriert. Ende 2019 stellten wir im Übrigen auch unser eigenes Intranet auf die neueste Version von Microsoft SharePoint um.
Frage: Wie lange dauert die Umsetzung eines Intranets?
Franz Pikal: Verallgemeinern kann man das nicht. Aus meiner Erfahrung: So klein ein Projekt auch sein mag – von der Idee bis zur Live-Schaltung hätte ich noch keines erlebt, dass unter sechs Monaten läuft. Da fallen die Konzeption, die Informationsarchitektur, das Design, die Daten-Integration, die Content-Aufbereitung und mehr hinein. Ab einer gewissen Größe würde ich ein Jahr einplanen, damit man nicht allzu sehr in Stress kommt.
Frage: Wenn die Leute zu und kommen, haben sie dann schon ein Konzept? Oder eher eine Idee?
Franz Pikal: Sie haben meistens kein Konzept, wie wir es verstehen – also etwas, dass wir einfach nur mehr technisch umsetzen. Die meisten Leute haben das Gefühl, dass ihr Intranet nicht dem entspricht, was die Mitarbeiter benötigen. Sie haben auch schon eine gewisse Idee, was die Hauptkritikpunkte oder die vermissten Features sind.
Frage: Der erste Schritt ist es also, ein Konzept zu erstellen?
Franz Pikal: Ja, dafür bieten wir Workshops an. Im Vergleich zu anderen Software-Projekten sollte man in einem Intranet-Workshop sehr früh das Feedback der End-Benutzer*innen einholen. Denn die Funktion mag am Papier gut aussehen, aber ob sie wirklich jemand braucht, ist manchmal fraglich. Da ist es günstig, Feedback-Schleifen mit Benutzern*innen und Redakteuren*innen zu machen. Möglicherweise baut man auch einen klickbaren Prototypen.
Frage: Hört sich aufwendig an. Man spart damit aber trotzdem Geld?
Franz Pikal: Ja, ein Workshop mit Experten*innen und ein Prototyp sparen sehr viel Projektzeit. Denn aus meiner Erfahrung scheitern Intranet-Projekte meistens nicht wegen der gewählten Technologie. Viele scheitern an Projektverzögerungen, die nichts damit zu tun haben. Oder am fehlenden Content – da stirbt jedes Intranet. Ein Workshop kann dabei helfen, solchen Stolpersteinen aus dem Weg zu gehen. Ich will nicht ausschließen, dass die Technologie zur Katastrophe führt, aber das ist sehr selten.