So steuern wir unser Unternehmen
Wie Auswertungen, KPIs und Erfahrung uns einen Überblick geben und eine Zukunftsanleitung bieten. Plus: Welche Software-Systeme uns die dafür nötige Zahlenbasis liefern.
Seit über 30 Jahren sind wir im Geschäft – ein Geschäft, das aus unterschiedlichen Software-Projekten für Kunden aller Art besteht.
Im Laufe dieser Jahre haben wir ein System aufgebaut, mit dessen Hilfe wir wissen, wie es unserem Unternehmen geht. Gleichzeitig helfen uns die gesammelten Erfahrungen, eine bessere Planung zu machen.
In diesem Artikel teilen wir, was wir beobachten und analysieren, um erfolgreich zu wirtschaften.
Um als Unternehmen über längere Zeit erfolgreich zu sein, sollte man drei Dinge tun: Die Vergangenheit verstehen, die Gegenwart messen und die Zukunft planen.
Rückblick & Einblick: Unsere Auswertungen und die aktuellen Zahlen
Vorgeschichte
Am Anfang der Unternehmensgeschichte sah unsere Datenwelt noch etwas anders aus:
Um ein Gefühl zu bekommen, wie es um das Unternehmen stand, warfen wir einen Blick auf den Kontostand. Unnötig zu erwähnen, dass dieser natürlich hinterherhinkte und wenig Aussagekraft hatte. Auch die Erfassung der Zeiten, die wir in einzelne Projekte steckten, war uneinheitlich.
So konnte es nicht weitergehen – also begannen wir vor ca. 25 Jahren die Voraussetzungen für die heutige Datenbasis zu schaffen. Und wir konnten gar nicht anders, als dafür die passenden Software-Tools zu entwickeln.
Unsere Datenquellen
Um einen Überblick zu bekommen, werfen wir zuerst einen Blick auf die Systeme, in denen wir die Daten sammeln und aus denen wir Auswertungen ziehen!
In unserem Order Management legen wir den Kunden, die Auftragsnummer und die Auftragssumme für ein Projekt an. Jedes Projekt wird in User Stories und die dazugehörigen Tasks unterteilt – diese werden in unserer Softwarelösung zur Verwaltung des Source Codes und den Backlogs angelegt.
Die Auftragsnummer und die einzelnen Tasks fließen in unser Tool zur Zeiterfassung namens Alice. Dort buchen dann unsere Team-Mitglieder die Zeit, die sie an einzelnen Tasks arbeiten. Außerdem halten sie darin die Zeit fest, die auf Gemeinkosten zu buchen ist (z.B. Weiterbildung) und erfassen die gesetzlich vorgeschriebene Arbeitszeit sowie Home-Office und Urlaub.
Die Infos aus Alice werden in einer Datenbank gesammelt. Von dort fließen sie weiter in ein Data Warehouse. In diesem Data Warehouse werden sie ergänzt durch die finanziellen Auftragsdaten aus dem Order Management und den Projektfortschritt aus unserer Softwarelösung zur Verwaltung des Source Codes (für Wissende: wie viele Story Points schon fertig umsetzt wurden).
Ausgestattet mit all diesen Daten liefert das Data Warehouse die Auswertungen, die wir benötigen.
Auswertungen: Die Zahlen, die uns interessieren
Die KPIs verkaufte Stunden & Projekterfolg
Unser Kerngeschäft sind die Softwareprojekte, daher interessieren wir uns besonders für die Zahlen rund um diese Projekte – wie viele unserer verrechenbaren Stunden konnten wir verkaufen, wie viele Projekte laufen erfolgreich?
Kosten
Dem gegenüber stehen die Dinge, die uns Geld kosten bzw. Stunden, die nicht verkauft werden können:
Personalkosten – als Dienstleister machen diese rund 80% unserer Unternehmens-Gesamtkosten aus. Darunter sind auch Rollen, deren Leistungen nicht verkauft werden können, die aber unerlässlich für das Unternehmen sind: Buchhaltung, Marketing, Geschäftsleitung etc. Übrigens: Wir arbeiten seit 2017 mit Gehaltstransparenz – mehr dazu in unserem Artikel darüber.
Kosten für freiwilligen Sozialaufwand: Kaffee, Obst, Wiener Linien Jobtickets, Teamtag, Weihnachtsfeier
Büroausstattung – vom Sessel bis zur ergonomisch perfekten Maus. Zusätzlich gibt es noch größere, spezielle Investitionen, die hin und wieder zu tätigen sind – wie zum Beispiel Firmenautos, Server, Notebooks & Computer, Lizenzen und mehr.
Aktivitäten, die in Presales fließen, wie unsere kostenlosen Erstgespräche.
Stunden, die wir für die Weiterbildung brauchen, und für Aktivitäten, die uns als Team zusammenschweißen.
Juniors, die noch nicht so produktiv sind wie altgediente Team-Mitglieder.
Mentor:innen, die Junior-Entwickler:innen dabei helfen richtig gut zu werden, und die sich daher nicht zu 100 Prozent auf Projekte konzentrieren können.
Unterm Strich: Der Unternehmenserfolg
Die vereinfachte Rechnung lautet: Der Erfolg aller Projekte minus der Kosten ist der Erfolg des Unternehmens.
Wie erfolgreich das CSS-Team war, wissen wir mit 100prozentiger Sicherheit nach Ende eines Wirtschaftsjahrs (bei uns Ende September), wenn die Bilanz steht.
Aber mithilfe unserer Auswertungen, die unser Data Warehouse alle drei Stunden macht, hat das Management schon während des Wirtschaftsjahrs einen laufend aktuellen Überblick.
Weitere Auswertungen
Neben den Daten rund um die Softwareprojekte, bieten unsere Auswertungen noch weitere Infos:
Sie aggregieren Daten zu den Kunden: Wir haben das Glück, dass wie für viele unsere Kunden mehr als ein Projekt umsetzen und auch nachher im Betrieb betreuen dürfen. Mit den Auswertungen haben wir einen Überblick, wie alle Projekte pro Kunde laufen und wie sich die Partnerschaft im Laufe der Jahre entwickelt. Auch sehen wir, wie groß der Anteil der einzelnen Kunden am gesamten Projektvolumen ist – es könnte ein Risiko sein, wenn die Abhängigkeit von einem Kunden zu groß wird und die Liquiditätsplanung beeinflusst.
Es gibt auch Daten für die einzelnen Entwicklungsteams, die diese gemeinsam mit den Product Owners besprechen und bewerten können.
Die Kunst der Stundensätze
Ein kurzer Exkurs zu einer wichtigen Stellschraube für unseren wirtschaftlichen Erfolg: Unsere Stundensätze.
Wie oben schon erwähnt, können wir nicht alle unsere Entwicklungsstunden verkaufen. Dank unserer Auswertungen und Erfahrungen haben wir einen bestimmten Prozentsatz, den wir von den verkaufbaren Stunden abziehen. Die restlichen Stunden müssen wir zu einem dementsprechenden Stundensatz verkaufen.
Wobei: So einfach ist es dann doch wieder nicht – denn die Zahlen sind nur die Basis für weitere Überlegungen bei jedem Projekt und jedem Kunden.
Es gibt Dinge, die uns im wahrsten Sinne des Wortes Geld wert sind und den Stundensatz beeinflussen: Zum Beispiel die Bestellung eines sehr großen Stundenkontigents. Die Möglichkeit ein Projekt erst zu starten, wenn es gut in unsere Planung passt. Oder wenn wir den Kunden und die Software so gut kennen, dass wir uns sicher sind, dass der Projektmanagement-Anteil aufgrund effizienter Kundenkommunikation und einem eingespielten Spezifikations-, Test- und Delivery-Prozess geringer ausfällt.
Der Blick voraus: Die Zukunft planen
Unsere Zahlen und Auswertungen bieten einen Blick in die Vergangenheit oder zeigen den Ist-Zustand.
Sie sind aber auch für den Blick in die Zukunft wertvoll: Über die Jahre gesammelt, geben sie uns eine solide Basis, um Vorhersagen machen zu können – über das laufende Geschäftsjahr, aber auch über die Kostenstruktur des Folgejahres.
Kosten kennen
Nehmen wir zum Beispiel die Kosten: Unsere Auswertungen zeigen, dass ein Großteil unserer Kosten über die Jahre stabil ist und einen bestimmten Prozentsatz beträgt, der von unseren Einnahmen abgezogen werden muss. Mögliche Veränderungen können gut hochgerechnet werden: zum Beispiel Lohnkostensteigerungen, oder Änderung der zu verkaufenden Stunden aufgrund der Teamentwicklung (mehr Personal, Vollzeit-/Teilzeit-Wechsel, Studienabschluss von Juniors etc.). So können wir vorhersagen, welche Gesamtkosten im kommenden Jahr auf uns zukommen.
Unsere Hochrechnung ist mittlerweile so gut, dass wir in den letzten Jahren auf 10.000 Euro genau an die realen Zahlen der Bilanz herankommen – und zwar schon Monate vor dem Geschäftsjahresende.
Projekte richtig einschätzen
Auf Seiten der Projekte ist die Sache etwas schwieriger: Abgesehen von vielleicht schon fixierten Projekten oder Wartungsverträgen, ist das Projektgeschäft ziemlich volatil. Hinzu kommt, dass wir zwischendurch auch mal schnell Kunden mit deren „Feuerlöschprojekten“ helfen möchten.
Aber auch in der Projektplanung können wir Vorhersagen treffen. Was wir zum Beispiel wissen:
Wir haben die Info, in welchen Zeiträumen wir weniger Stunden verkaufen müssen (z.B., wenn einige unserer Team-Mitglieder auf Urlaub sind) und wann viele zur Verfügung stehen.
Wir haben auch die Erfahrung gemacht, dass wir tatsächlich keine saisonalen Effekte in unserem Projektgeschäft haben.
Wir wissen, womit wir rechnen müssen, wenn wir neue Junior-Entwickler:innen ins Team aufnehmen.
Wir können – wie oben beschrieben – unsere Erfahrungen heranziehen, wenn wir Stundensätze für ein Projekt festlegen.
Auf Basis all der vergangenen Projekte können wir gut abschätzen, wieviel Product-Owner-Aufwand bzw. Projektmanagement-Aufwand in bestimmte Arten von Projekten fließen werden.
Zahlen sind wichtig – aber nicht alles
Zahlen, die man schwarz auf weiß vor Augen hat, sind unerlässlich, wenn man ein Unternehmen erfolgreich führen will.
Aber zu glauben, dass man nur ihnen folgen kann, wäre ein schwerer Trugschluss.
Ein Beispiel: Eines unserer Entwicklungsteams performt laut Auswertungen anscheinend schlechter als die anderen. Ein stereotypischer Unternehmenssanierer würde sagen: „Underperformer mit Delta zum Benchmark. Da müssen wir personell nachschärfen.“
Nicht unser Stil. Wir schauen lieber genauer hin – woran liegt es genau? Vielleicht hat das Team aufgrund seines Know-hows besonders komplizierte Softwareprojekte umzusetzen? Vielleicht wurde bei der Schätzung eines Projekts etwas übersehen? Vielleicht macht die gewählte Technologie oder Schnittstelle nicht das, was sie sollte? Es läuft also auf Gespräche im Team und mit den zuständigen Product Owners hinaus, um das Übel an der Wurzel zu packen.
Oder die oben beschriebenen Stundensatz-Überlegungen: In der Individualsoftware-Entwicklung ist jedes Projekt und jeder Kunde anders – einen errechneten, fixen Stundensatz über alle hinweg ohne Kontext zu Leistung und Projekt-Rahmenbedingungen funktioniert bei uns nicht.
Eines ist daher für uns immer klar: Daten sind nur eine Basis für weitere Überlegungen und Gespräche!
“The world cannot be understood without numbers. But the world cannot be understood with numbers alone.”
