20 Jahre alte Software für Labor abgelöst

Der Kunde

Das Labor „Institut für klinische Pathologie, Zytologie und Mikrobiologie Dr. Kosak GmbH“ ist seit 1977 in Wien tätig. Die Kunden sind zum Beispiel private und öffentliche Krankenanstalten, sowie niedergelassene Ärztinnen und Ärzte aller Fachgebiete. Das Labor setzt hierbei auf modernste Technologie, ein großer Projektfokus liegt auf der Digitalisierung der Arbeitsprozesse im Laboralltag.

Das Problem mit der Altsoftware

Das Labor hatte ein Laborinformationssystem (LIS) im Einsatz, das mit dem Unternehmen über 20 Jahre mitgewachsen war. Die Technologie war inzwischen veraltet und machte zunehmend Kopfzerbrechen:

• Die Integration in andere Systeme war schwierig oder nicht mehr möglich.

• Die Bedienoberfläche entsprach einer „klassischen Desktop-Software“.

• Digitalisierung und Prozessoptimierung konnten auf der technischen Basis nicht umgesetzt werden.

• Eine direkte Integration moderner Laborgeräte war technisch nicht möglich.

Aufgrund einer individuellen Prozess-Kombination aus den Bereichen Histologie, Zytologie und Mikrobiologie entschied man sich dafür bei uns eine LIS-Softwarelösung maßfertigen zu lassen, statt ein LIS-Standardprodukt anzuschaffen. Das Labor vertraute unserem Team dieses Projekt an, da wir jahrelange Erfahrung mit der Neuentwicklung individueller Software für sicherheitskritische Umgebungen haben.

Wir wussten, dass viel am Spiel stand: Das Laborinformationssystem ist das Herzstück eines medizinischen Labors. Wenn dieses System im Arbeitsalltag ausfällt, bedeutet das nicht nur einen wirtschaftlichen Schaden, sondern auch, dass wichtige, dringende Befunde nicht erstellt werden können.

Analyse der Arbeitsprozesse: Die Workshops

Wir begannen das Projekt mit einer tiefgehenden Workshop-Phase. Dabei sprachen wir mit den Schlüsselpersonen, um deren Arbeit zu verstehen. Gemeinsam definierten wir die Anforderungen an die neue Software im Vergleich zu den Funktionen der bisherigen Software. Wir beobachteten vor Ort die individuellen Prozesse im Labor und erfassten die hierzu benötigten Abläufe in der Software.

Wir analysierten dabei die bisherigen Software-Funktionen vor allem auch kritisch in Hinblick auf Arbeitsprozesse, die im zukünftigen System verbessert oder gänzlich geändert werden sollten.

🏃Hürde 1: Was genau steckt in der bestehenden Software?

Während man die Handgriffe und Abläufe in Labor selbst noch gut beobachten kann, ist das bei Software etwas anders: Man kann nur jene Prozesse nachvollziehen, die am Bildschirm zu sehen sind. Man sieht aber nicht die Logiken, die implizit dahinter ablaufen. Berechnungen, hinterlegte Regelwerke oder Prozesse, die nur selten im Arbeitsalltag benötigt werden, sind in einer derartigen Workshop-Phase nur schwer zu identifizieren.  

Vor allem bei historisch über Jahrzehnte gewachsener Software ist meist auch keine Dokumentation des aktuellen Softwarestandes vorhanden. Sogar die Anwender*innen wissen manchmal nicht mehr, aus welchem Grund manche Funktionen oder Regeln existieren. Darum werden wir bei solchen Projekten auch immer zu softwaretechnischen Archäologen*innen und graben uns durch die Alt-Software.

🏃 Hürde 2: Papanicolaou*…wie?!

Ein medizinisches Labor bedeutet vor allem auch: Einarbeiten in eine hochkomplexe Materie – medizinische Fachbegriffe und chemische Prozesse inklusive! Unser Team musste sich eine Menge Fachvokabular und -verständnis aneignen, um mit den Experten*innen des Labors reden zu können und zu verstehen, wie deren tägliche Arbeit mit der neuen Software vereinfacht werden kann. Nur so konnten wir Prozesse hinterfragen, diese für das neue LIS richtig konzipieren, wenn möglich dabei auch gleich verbessern und an eine „digitalisiere Arbeitsweise“ angleichen. Dabei mussten wir auch beachten, dass es sich um zertifizierte Prozesse handelt und man nicht einfach alles Bestehende „über den Haufen werfen“ darf.

Außerdem mussten wir auch dafür sorgen, dass unsere Ansprechpartner*innen im Labor mit unserem „Digitalisierungs-Jargon“ umgehen konnten. Nur so konnten wir durch Digitalisierung nötige Alltags-Prozessänderungen argumentieren. Ein Beispiel: Daten muss man zuerst strukturiert erfassen, um dann über Schnittstellen mit Laborgeräten oder Fremdsystemen direkt interagieren und kommunizieren zu können.

*der Papanicolaou-Abstrich ist bekannter als PAP-Abstrich und ist benannt nach dem griechischen Pathologen George Nicolas Papanicolaou

Der Lauf: Die Umsetzung in eineinhalb Jahren

Nach Abschluss der Workshop-Phase und der technischen Konzeption des Systems wurde das neue Laborinformationssystem von unserem Team maßgefertigt.

Dabei setzten wir auf eine moderne technische Basis: Das neue LIS wurde mithilfe von Webtechnologie umgesetzt und ist in einem Browser auf unterschiedlichen Endgeräten verwendbar (Desktop, Tablet, PC, Mac,..). Solche Browser-basierten Lösungen müssen außerdem nicht auf jedem Gerät installiert und up-to-date gehalten werden – es ist ein großer Sicherheitsvorteil, das LIS immer auf allen Geräten in der aktuellen Version zu betreiben.

„In-house“ war auch ein wichtiges Thema: Aufgrund der sensiblen personenbezogenen Daten, wurde bei sämtlich verwendeter Technologie, Infrastruktur und dem Betrieb bewusst auf vielseitige Installationsszenarien gesetzt. Im gegenständlichen Labor kommt aktuell eine in-house Lösung für den Betrieb zum Einsatz.

Ein paar Details aus der Umsetzung

Auf die Details der Umsetzung einzugehen, würde den Rahmen dieser Referenzstory sprengen. Hier nur ein paar Einblicke:

Ein großes Thema waren umfassendes Rechtemanagement und Zugriffsdokumentation. Gerade bei Gesundheitsdaten muss klar geregelt sein, wer worauf zu welchem Zweck Zugriff hat. Dazu gehörte auch ein detaillierter Audit-Trail, um Prozessschritte und Änderungen an Daten nachverfolgen zu können. Immerhin werden über das LIS komplexe Prozesse digital abgebildet, wie das Vorlegen, Vidieren und Versenden von Befunden – und das zigtausende Mal pro Monat.

Ein weiteres großes Thema war die Usability – nicht nur, dass das neue System vom Desktop bis zum Tablet benutzungsfreundlich sein muss, die Arbeitsabläufe müssen auch rasch und effizient durchführbar sein. Das hinterlegte Eingabe-Regelwerk soll außerdem Fehleingaben so gut wie möglich verhindern. Auch das Thema Barrierefreiheit wurde bedacht, gibt es doch auch Anwender*innen mit Farbsehstörungen, die zum Beispiel wichtige Warnungen durch Texte in Rot nicht erkennen könnten.

Im Zuge der Digitalisierung wurden auch andere Systeme und Geräte angebunden: Zum Beispiel, um digital Befunde zu übermitteln, Leistungen mit Krankenkassen zu verrechnen und um Daten zwischen High-end-Laborgeräten und dem LIS auszutauschen.

🏃Hürde 3: Wenn der Berg an Features größer statt kleiner wird

Während der Umsetzung kamen immer mehr Themen ans Tageslicht, die trotz umfassender Workshop-Phase zunächst unerkannt geblieben waren. Die Folge: Die geplanten umzusetzenden Features wurden im Projekt laufend mehr statt weniger.

Eine solche Situation ist entmutigend für alle Beteiligten, jedoch leider bei „Alt-Software-Ersatz-Projekten“ ein nicht vermeidbares Problem – quasi „ein Klassiker“.

Wir haben solche Situationen schon öfters erlebt und wissen, dass es ab einem gewissen Punkt im Projekt kein Zurück mehr gibt: Es heißt tief durchatmen und mit dem Kunden reden. Neue Themen verstehen, spezifizieren und priorisieren. Professionell weiter Schritt für Schritt alle für den Echtstart benötigten Features umsetzen. Bis die Bergspitze erreicht ist und man den Gipfelsieg vor Augen hat!

🏃Hürde 4: Millionen Daten migrieren

Daten von einem System in ein anderes System zu verschieben, klingt recht einfach. Wir können aus Erfahrung sagen: Das ist es nicht! Schon gar nicht, wenn sie über 20 Jahre gesammelt wurden und große Probleme entstehen, wenn es bei der Datenmigration zu Fehlern kommt.

Im Laufe der Zeit schleichen sich Inkonsistenzen ein: So kann es zum Beispiel sein, dass eine Frau Mayer einmal korrekt mit „y“ und einmal mit „i“ angelegt wurde, aber die Befunde der Datensätze zusammengehören. Die Bereinigung solcher Daten ist enorm wichtig, handelte es sich doch um Befund-Historien von Patient*innen, die für die Beurteilung aktueller Befunde relevant sein können.

Im gegenständlichen Projekt haben wir Millionen an Patient*innen- und Befund-Daten in das neue LIS übertragen.

Man kann sich vorstellen, wie komplex so eine Datenmigration ist – und wie gut es sich anfühlt, wenn sie erfolgreich über die Bühne gegangen ist.

Die letzten Meter im Altsoftware-Projekt

Schlussendlich war es so weit und es wurde auf das neue LIS umgestellt. Und wie es bei einem Hürdenlauf so ist: Der Einlauf ins Ziel braucht noch mal zusätzliche Kraftanstrengung. In den Monaten nach dem Systemumstieg traten Themen auf, die zuvor trotz intensivem Testen und Probebetrieb nicht erkennbar waren.