Mobil ins Intranet
Für Unternehmen ist die Verwendung von Smartphones und Tablets eine Herausforderung – auch in Bezug auf das Intranet.
Ohne Smartphone aus dem Haus? Für manche schon gar nicht mehr vorstellbar. Die zunehmende Verwendung von mobilen Endgeräten macht sich auch in Unternehmen bemerkbar. Und für viele stellt sich die Frage, wie sie in Bezug auf das Intranet damit umgehen sollen.
Mobile Seite oder Responsive Design
Viele Unternehmen beschäftigen Außendienst- oder externe Mitarbeiter*innen, die für ihre Arbeit einen Zugriff auf das Intranet benötigen. Sie benutzen bei ihrer Arbeit unterwegs oft Smartphones oder Tablets. Und spätestens bei dem Versuch, ein langes Kunden-Formular im Intranet auszufüllen, werden sie nach einer mobil-optimierten Version rufen.
Unternehmen können auf diese Forderung unterschiedlich reagieren: In manchem Fällen ist es ausreichend eine eigene mobile Seite oder auch eine App umzusetzen, die genau jene Funktionen und Prozesse bietet, die von den Mitarbeiter*innen benötigt werden. Die andere Variante ist eine Umsetzung des kompletten Intranets in Responsive Design. Damit würde das Intranet immer denselben Inhalt bieten, sich an jedes Gerät anpassen und immer die optimale Benutzerfreundlichkeit garantieren – egal ob auf einem PC am Arbeitsplatz, Smartphone oder Tablet.
Die Entscheidung zwischen mobiler Seite, App oder Responsive Design ist oft eine Ressourcenfrage. In den meisten Fällen ist die Entwicklung einer speziellen Lösung für Außendienst-Mitarbeiter*innen die günstigere. Plant man aber an ein neues Intranet oder einen kompletten Relaunch, sollte man die Umsetzung in Responsive Design in Betracht ziehen.
Woran es zu denken gilt
Für eine mobile Version – sei es vom gesamten Intranet oder von Teilfunktionen – gibt es ein paar Dinge, die man bedenken sollte:
- Bei Konzeption und Design muss auf die Benutzerfreundlichkeit auf mobilen Geräten geachtet werden. Das beginnt bei der grundlegenden Navigation und führt zu Details wie dem Anpassen von Schriftgrößen und Buttons damit diese auch mit den Fingern am Touchscreen leicht zu klicken sind.
- Nicht vergessen darf man auch, dass die Datenverbindung unterwegs nicht immer die Beste ist. Deshalb sollte man hohe Datenmengen (wie zum Beispiel große Bilder) vermeiden.
- Die Dateneingabe sollte so gering wie möglich ausfallen. Die wenigsten MitarbeiterInnen möchten am Smartphone oder Tablet die berühmten Romane verfassen.
- Auch für die Redakteur*innen ist eine mobile Version eine Herausforderung: Gerade für das Lesen auf mobilen Geräten sollten Texte "kurz und knackig" gehalten werden.
Thema Datensicherheit
Ein sicherlich wichtiges Thema – wenn nicht für viele sogar das wichtigste – ist die Datensicherheit. Während es für den externen Zugriff auf firmeninterne Daten langerprobte technische Lösungen für PC und Laptops gibt, hinkt die Datensicherheits-Technologie für mobile Endgeräte noch hinterher.
Eine besonders große Herausforderung sind mobile Geräten, die Mitarbeiter*innen selbst mitbringen (Bring-Your-Own-Device, kurz: BYOD). Auf firmeneigenen Geräten können von der IT die nötigen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden, wie zum Beispiel der "abhörsichere" Zugriff auf interne Daten und die Möglichkeit bei Verlust des Geräts alle Daten sofort zu löschen.
Auf privaten Geräten ist ein solcher Eingriff der IT-Abteilung natürlich nicht möglich und die Gefahr von unberechtigtem Zugriff auf Firmendaten entsprechend höher. Aus dem Intranet geladene Dokumente, die auf dem Smartphone gespeichert werden, können bei Diebstahl und Verlust leicht in fremde Hände geraten.
Im Falle von BYOD sollte sich ein Unternehmen dieser Sicherheitsrisiken bewusst sein. Darüber hinaus sind unterschiedlichste mobile Endgeräte und Plattformen eine ziemliche Herausforderung für den IT-Helpdesk, der selten ExpertInnen für jedes Smartphone und jedes Betriebssystem hat.