Katastrophe IT-Projekt



Die neue App sorgt für Häme, das Intranet ist noch immer nicht fertig, das SharePoint-Projekt ein Chaos. Was tun, wenn das IT-Projekt zum Waterloo wird?
 

Ein Gedanken-Experiment

Machen Sie mit uns zunächst ein Gedanken-Experiment zum Thema Stress, Offenheit und Anforderungsdefinition:

Sie haben bereits seit mehreren Wochen starke Kopfschmerzen und entschließen sich, endlich zu einem Spezialisten zu gehen. Der Arzt fragt Sie, wie Sie sich fühlen, wo genau und in welchen Situationen es Ihnen weh tut. Sie antworten ihm, dass das zu peinlich und zu persönlich sei, um mit einem Fremden darüber zu sprechen.

Sie haben den Fehler in diesem Beispiel bestimmt erkannt. Natürlich würden Sie dem Arzt alles über Ihre Kopfschmerzen erzählen! Sie erzählen dem Arzt so viel wie möglich, damit er eine richtige Diagnose stellen und die richtige Therapie mit Ihnen machen kann. Er soll nicht erraten müssen, was Ihnen fehlt.

Die unangenehme Wahrheit

Aus ganz menschlichen Gründen ist es schwierig, bei Projekten, die schlecht laufen, einer Software-Firma gegenüber ähnlich offen zu sein. Es ist hart, etwaige Fehler oder ungeeignete Projektplanung einzugestehen. Man will das Projekt „so rasch wie möglich“ und „ohne Staub aufzuwirbeln“ wieder auf Schiene bringen. Auf der anderen Seite ist es auch für den externen Dienstleister leichter zu raten als unangenehme Fragen zu stellen (oder gar das Risiko einzugehen, als der falsche Lieferant erkannt zu werden).

10 Symptome für brennende IT-Projekte

  1. Alles ist seit langem fast fertig. Es fehlt nur noch eine Funktion.
  2. Die Deadline ist nur zu schaffen, wenn Sie die Tests verkürzen.
  3. Wichtige, gestresste Personen werden plötzlich krank.
  4. Es treten im Projekt erstaunlich wenige Fragen auf.
  5. Die gewählte Technologie wird mitten im Projekt in Frage gestellt.
  6. Zu Projektende werden zusätzliche Entwickler ins Team geholt.
  7. Beim Testen werden keinerlei Fehler gefunden.
  8. In Ihrer Kaffeeküche brodeln viele Gerüchte über das Projekt.
  9. Es werden laufend Sündenböcke gesucht.
  10. Es ist unsicher, ob alles bis zum Marketing-Start fertig wird.
Kommt Ihnen das eine oder andere Symptom bekannt vor? Dann wird es Zeit, Hilfe zu holen!

CSS-Team: Katastrophe IT- Projekt

Schritt für Schritt

Wir empfehlen in so einem Fall folgendes Verhalten:

  1. Ruhe bewahren
  2. Ruhe bewahren
  3. Alle Beteiligten mit ins Boot holen
  4. Die Wahrheit über den Status finden und aussprechen
  5. Kurzphasig arbeiten: Wenige, angefangene Dinge wählen und diese zu 100% fertigstellen
  6. Schrittweise Release der restlichen Funktionalität in kurzen Abständen

Truth & Trust

Wir beginnen in schwierigen Situationen mit einer „Truth & Trust“-Phase: Es gilt wieder Vertrauen aufzubauen und die Wahrheit über den aktuellen Projektstatus und die eigentlichen Ziele herauszufinden. Dabei setzen wir auch Frage- und Analysetechniken aus der „Systemischen Beratung“ ein, immer mit dem Ziel das Wesentliche in der jeweiligen Situation in den Vordergrund zu stellen. Oft finden wir dabei einen verdeckten Auftrag (sprich: ein Problem, das uns der Auftraggeber entweder nicht mitgeteilt oder selbst nicht erkannt hat).

Anschließend werden die wichtigsten Probleme gelöst bzw. wichtige Funktionen umgesetzt. Dafür eignet sich besonders eine agile Vorgehensweise mit einwöchigen Umsetzungszyklen und abschließender Teil-Abnahme durch den Auftraggeber.

Eine wahre Geschichte

Als Beispiel für unsere Vorgehensweise, hier eine kleine (wahre) Geschichte:

Ein Unternehmen ließ bei einem Mitbewerber eine Individualsoftware entwickeln (Budget € 40.000). Das Projektende verzögerte sich um stattliche 6 Monate. Eine unfertige Software wurde abgeliefert, viele Funktionen waren angefangen, aber keine war fertig und nutzbar. Auf einer Betriebssystem-Plattform stürzte die Software sogar bereits beim Start ab und war daher nicht einsetzbar.

Als das Unternehmen uns fragte, ob man hier noch etwas retten kann, taten wir folgendes: Wir wählten gemeinsam mit dem Kunden zwei kleine, aber extrem wichtige Funktionen aus, die zuvor für den Mitbewerber unlösbar waren. Diese setzten wir in zwei einwöchigen Umsetzungszyklen um. In dieser Zeit konnten wir einander und das Projekt kennenlernen und Vertrauen aufbauen.

Wir boten unserem potentiellen neuen Kunden folgendes an: Am Ende der zwei Wochen sieht er, ob die Umsetzung der Funktionen seinen Erwartungen entspricht. Erst dann entscheidet er, ob er uns als seinen neuen Softwarepartner mit der Rettung des Projekts beauftragt. Hätte er uns danach doch nicht vertraut, hätte er auch nichts bezahlen müssen. Gleichzeitig konnten wir in diesen zwei Wochen auch herausfinden, ob das Projekt tatsächlich noch zu retten ist.

Schlimmer kann's nicht werden

Natürlich waren diese zwei Wochen sehr stressig für alle Beteiligten. Manche Fragen und Erkenntnisse waren dabei unangenehm. Wer nun denkt, dass es in derartigen Situationen viel schwieriger zu arbeiten ist, als bei einem klassischen Projektstart, irrt jedoch: Es kann nämlich nicht mehr schlechter werden und es ist nicht mehr nötig, Beteiligte vom Ernst der Lage und der Notwendigkeit einschneidender Maßnahmen zu überzeugen. Es muss erlaubt sein, alles auf den Kopf zu stellen, um das eigentliche Ziel – eine für den Kunden wertvolle und nachhaltige Lösung zu schaffen – zu verfolgen.

Die Geschichte nahm ein (teilweise) gutes Ende: Die beiden einwöchigen Zyklen waren erfolgreich und das Projekt wurde danach auf Basis aller Erkenntnisse mit ganz klar definierten Zielen und neuem Zeitplan gestartet. Wir konnten die Software wie geplant umsetzen und diese ist nun seit einiger Zeit beim Kunden im Einsatz. Leider kämpfte unser Kunde längere Zeit um das Geld, das der Mitbewerber für das zuvor fehlgeschlagene Projekt schon erhalten hatte – was bei Individualsoftware-Projekten ein langwieriger Prozess inklusive Gutachter ist.

Wir helfen

Sollten Sie in einer ähnlich verzwickten Situation sein, werden wir gerne versuchen Ihnen mit einem passenden Feuerlöscher zur Seite zu stehen. Wobei es uns natürlich lieber ist, wenn wir für Sie Projekte ohne vorherige Katastrophe auf die grüne Wiese stellen dürfen. Das ist für beide Seiten stressfreier als der berühmte „sportliche Terminplan“!

 

Wenn Sie einige der im Text genannten Symptome wiedererkennen, können wir Sie beruhigen. Wir haben schon mehrere "Feuerlöschprojekte" durchgeführt, da wir Herausforderungen lieben und gerne eng mit unseren Kunden zusammenarbeiten. Wir werden auch in einer schwierigen Situation ehrlich zu Ihnen sein und nichts versprechen, das wir nicht halten können. Kontaktieren Sie uns!