Websitemigration: Der Umstieg auf ein anderes Content Management System
Sie fragen sich, ob Sie Ihr CMS wechseln sollten? Und wie so ein Migrationsprojekt abläuft? Wir beantworten Ihre Fragen!
Wann Sie Ihr Content Management System wechseln sollten
1. Ihr aktuelles CMS ist zu alt
Ein CMS, das in die Jahre gekommen ist, ist ein Problem:
- Es ist anfällig für Sicherheitsbedrohungen.
- Es ist nicht so benutzerfreundlich und effizient bedienbar wie ein modernes CMS.
- Moderne CMS bieten mehr Funktionen und können besser skalieren, um zum Beispiel mit mehr Inhalten oder Besuchszahlen umgehen zu können.
- Ein CMS, das technologisch veraltet ist, kann nur mit großem Aufwand weiterentwickelt werden – und das nur, wenn man überhaupt noch Entwickler*innen dafür findet!
Wenn kein Update des aktuellen CMS möglich ist, wird es Zeit für ein neues CMS!
2. Ihr aktuelles CMS erfüllt nicht alle Anforderungen
Es ist etwas, das wir häufig erleben: Ein Unternehmen wächst und damit auch die Anforderungen.
War zum Beispiel am Anfang eine einfache Website mit Texten und Bildern in Deutsch ausreichend, braucht es plötzlich eine mehrsprachige Seite für neue Märkte.
Oder man möchte sich und den Kunden Arbeit abnehmen und ein Self-Service-Portal bieten.
Prompt stößt man mit dem aktuellen CMS an Grenzen. Ein neues System muss her, das diese Anforderungen am besten schon zum großen Teil mit bestehenden Funktionen erfüllt!
3. Ihr CMS kann zu viel
Auch das gibt es: Das CMS ist einfach überdimensioniert. Es bietet eine Unmenge an Funktionen, die Sie gar nicht benötigen.
Das ist kein großes Problem – außer natürlich Sie zahlen dafür! Möglicherweise gibt es ein Content Management System, das all Ihre Anforderungen abdeckt und merklich günstiger ist.
4. Ihr aktuelles CMS kostet Sie plötzlich eine Menge Geld
Manchmal ändern CMS-Anbieter ihr Preismodell. Eine mögliche Folge ist, dass Ihre Lizenz-Kosten in die Höhe schießen.
In einem solchen Fall ist es eine einfache Rechnung: Wie viel zahlen Sie für das aktuelle CMS in den nächsten Jahren? Und wie hoch wären die Kosten für den Umstieg auf ein neues, günstigeres CMS? Wenn die aktuellen Lizenzkosten die Kosten für den Umstieg in absehbarer Zeit übersteigen, sollten Sie umsteigen!
Wie läuft der Umstieg auf ein neues CMS?
1. Anforderungen erfassen
Welche Funktionen brauchen Sie aktuell bei Ihrer Website, Ihrem Portal oder Ihrem Webshop? Gibt es Funktionen, die Ihnen fehlen? Oder gibt es etwa Funktionen, die Sie gar nicht nutzen? Welche Schnittstellen zu anderen Systemen sind notwendig?
Diese und mehr Fragen stellen wir am Anfang. Denn zuerst brauchen der Kunde und wir ein klares und detailliertes Bild vom dem, was wirklich benötigt wird. Dann können wir entscheiden, ob und welches neue CMS ideal ist.
2. Umsetzung
Wenn die Entscheidung für die Migration auf ein neues CMS gefallen ist, kann mit der Umsetzung begonnen werden.
Dabei beziehen wir den Kunden immer mit ein: Während wir das CMS in Form bringen, machen wir regelmäßig sogenannte Demo-Meetings. In diesen zeigen wir dem Kunden regelmäßig die Fortschritte, können Fragen klären und vielleicht auftauchende Änderungswünsche noch mitnehmen.
3. Schulungen
Was nicht fehlen darf: Die Mitarbeiter*innen mit dem neuen CMS vertraut machen, die damit arbeiten werden!
Das ist auch eine gute Gelegenheit diese Teammitglieder an Bord zu holen in denen man ihnen die Vorzüge des neuen Systems vor Augen führt. Der Umstieg wird umso leichter, wenn alle sich darauf freuen (und umso schwerer, je mehr persönliche Widerstände es gibt)!
4. Datenmigration
Ein Angstthema in vielen Migrationsprojekten: Wie kommen die Daten vom alten ins neue CMS? Gerade bei sehr umfangreichen Websites und Portalen macht dieses Thema Kunden oft Kopfzerbrechen.
Deshalb planen wir gemeinsam mit dem Kunden, wie Inhalte, Medien, User-Logins und Datenbanken übertragen werden.
Dabei setzen wir wo auch immer möglich auf Migrationstools oder -skripte, die erstaunlich viel automatisch übertragen können. So reduzieren wir den Aufwand oft drastisch.
Ein gewisser Anteil an manueller Arbeit ist nicht zu verhindern. Und kann auch als Chance gesehen werden! Es ist wie bei einem Umzug in eine neue Wohnung, bei dem man endlich das alte Zeug aus dem letzten Eck der Abstellkammer rauswirft. Bei unserer eigenen Website haben wir zum Beispiel beim Relaunch 2021 gut ein Drittel des alten Inhalts nicht übernommen!
5. Testen, testen, testen
Bevor es live geht, wird das neue, parallel aufgesetzte CMS natürlich auf Herz und Nieren geprüft. Diese Tests machen der Product Owner und das Entwicklungsteam sowie auch der Kunde, der Zugang zu einem Testsystem erhält.
6. Der Umstieg
Den tatsächlichen Umstieg bereiten wir so gut wie möglich vor. Wir legen ihn in Absprache mit dem Kunden meistens auf eine Zeit, zu der die Umstellung am wenigstens stört – zum Beispiel am Abend bzw. in der Nacht.
Dabei ist es immer gut, eine gewisse Pufferzeit einzuplanen. Ein „Go-live“ kann noch so gut vorbereitet sein, den einen oder anderen kleinen Bug wird es geben und Nachbesserungen notwendig machen.
Meistens wird das alte System als Back-up im Hintergrund für einige Zeit behalten, um sicher zu gehen, dass man im Fall des Falles darauf zurückgreifen kann.
Von Kentico auf Umbraco: Ein Beispiel für den Wechsel des CMS
Unser Kunde AVS Automotive VersicherungsService ist ein Vermittler von KFZ-Versicherungen im Autohaus. Über 1.200 Autohäuser zählen zu den Kunden.
Für AVS durften wir vor einigen Jahren ein Portal für die Autohauspartner umsetzen. Zum damaligen Zeitpunkt war das CMS von Kentico die ideale Wahl.
Wie es zum CMS-Wechsel kam
Dann jedoch änderte Kentico sein Preismodell. Dadurch wurde das CMS für AVS zu teuer – vor allem auch, weil AVS einen großen Teil der Funktionen im umfangreichen Kentico-CMS gar nicht nutzt.
Im Frühjahr 2023 fiel die Entscheidung, auf ein anderes CMS umzusteigen. Gemeinsam gingen wir das über die Jahre gewachsene System durch und erfassten, was migriert werden muss. Außerdem fanden wir dabei einige Möglichkeiten, um Prozesse im neuen CMS zu verbessern.
Nach einem Gegencheck konnten wir das Open-Source-CMS von Umbraco empfehlen. AVS nahm diese Empfehlung an und wir begannen, das Portal auf dem neuen CMS umzusetzen.
Die Umsetzung
Im Laufe der Entwicklung machten wir immer wieder Demo-Meetings mit den Ansprechpartnern von AVS. So konnten sie sich vom Fortschritt überzeugen und noch Input geben. Außerdem zeigten wir den Personen, die das CMS verwenden, wie Umbraco zu benutzen ist.
Nach Tests, in denen alle Prozesse vom Kunden und uns durchgespielt wurden, legten wir den Termin für die Migration fest: Ein Mittwochabend im August.
Der „Go-live“ startete um 18 Uhr und ging innerhalb von ein paar Stunden gut über die Bühne. Es gab ein paar Fehlermeldungen, die bis zum nächsten Tag alle gelöst wurden.
Ein wichtiges Thema bei diesem Projekt war die Übernahme der User-Logins. Es ist eine komplexe Geschichte, da Passwörter nicht wiederherstellbar gespeichert werden.
Wir haben diese Übernahme mit einem speziellen, parallel betriebenen Migrationsprozess ermöglicht: Das alte Kentico-System lief noch einige Zeit im Hintergrund. Die Passwörter der User*innen wurden nach und nach bei den Erstanmeldungen vom alten ins neue Portal übernommen.
Eine Migration ohne Panikattacken: Wir unterstützen Sie gerne!
Sollten Sie sich gerade den Umzug auf ein neues CMS überlegen, beraten wir Sie gerne. Wir kennen die Herausforderungen, vor denen Sie stehen und stellen Ihnen unsere Expertise aus knapp 30 Jahren Softwareentwicklung zur Verfügung!