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Zwischen Home Office und Büro

Nach vielen Wochen im Home Office kehrten wir teilweise wieder ins Büro zurück. Wie wir das machen und welche Herausforderungen es gibt, erzählen wir hier!

Letzte Änderung: Oktober 2020

Die Rückkehr ins Büro

Nach vielen Wochen im Home Office, haben wir Ende Mai begonnen die Rückkehr ins Büro vorzubereiten. Da das Arbeiten von zu Hause aus in unserem Team sehr gut läuft, nahmen und nehmen wir uns die nötige Zeit dafür. 

Es gab einiges zu überlegen: Wie viele Personen können in unseren Büroräumen gleichzeitig arbeiten? Wie organisieren wir das Mittagessen in unserer Küche? Wie oft und mit welchen Mitteln wird zukünftig gereinigt? Was ist mit der Hygiene in unseren Pool-Autos? Und, und, und! 


Ein Knigge als Orientierungshilfe

Im Juni liefen Testläufe mit einigen Kollegen*innen. Vor Beginn der Testläufe wurde ein sogenannter "Covid-19-Knigge" gestaltet, der als Handbuch Anweisungen und Orientierungshilfe für ein Corona-sicheres Arbeiten bietet (er ergänzt unseren "Teleworking-Knigge", siehe unten!). Da wir genau wissen, dass Theorie und Praxis manchmal zwei Paar Schuhe sind, haben wir uns während der Probezeit angesehen, ob und wie die Vorgaben im Handbuch umgesetzt werden können.


Mit einem Kalender alle Räume im Blick

In der Zwischenzeit haben wir auch einen Teamkalender aufgesetzt, der die Anwesenheit nach Büroräumen anzeigt. Der Teamkalender zieht die Daten aus Outlook und jedeR trägt dort ein, an welchen Tagen Home Office oder eine Anwesenheit im Büro geplant ist. Wenn jemand aus unserem Team im Büro arbeiten möchte, sieht er oder sie vorher im Kalender nach, wie die Belegung des Raumes aussieht, in dem der eigene Arbeitsplatz ist. So sorgen wir dafür, dass sich nicht zu viele Personen in einem Raum über einen längeren Zeitraum aufhalten.

[Der Teamkalender ist das Produkt eines Projekts für die Arbeiterkammer Oberösterreich – mehr dazu unter unseren Referenzen!]

Sollte der eigene Raum schon "ausgebucht" sein, stehen in anderen Räumen genug Arbeitsplätze zur Verfügung, da sehr viele von uns noch im Home Office arbeiten.


Die Ausstattung der Zukunft?

Diese neue Flexibilität ist eine spannende Herausforderung in Bezug auf die Ausstattung der Mitarbeiter*innen. Statten wir mehr Leute als bisher mit Laptops oder Mini-PCs aus? Wenn ja, welche Laptops sind für unsere Entwicklungsteams leistungsfähig genug? Wie garantieren wir auch zukünftig, dass alle persönlichen Daten geschützt sind (Stichwort: DGSVO)? Werden einige Tische zu flexiblen Arbeitsplätzen, die dieselbe Ausstattung bieten, damit man ganz einfach dort "andocken" kann? Welche Mitarbeiter*innen brauchen aufgrund der Art ihrer Arbeit fixe Arbeitsplätze? Auch hier viele Detailfragen, die es zu klären gilt. 

Und das alles vor dem Hintergrund eines schon länger geplanten Büroumbaus, der in absehbarer Zeit über die Bühne gehen soll!


Herausforderung verteiltes Team

Die Tatsache, dass sich unser Team ab jetzt zwischen Home Office und Büro verteilt, macht die Kommunikation herausfordernder. Wir legen viel Wert auf den informellen Austausch – sei es bei Kaffee, beim Mittagessen oder einfach beim Vorbeigehen.

Während der reinen Home-Office-Zeit haben wir unsere räumliche Struktur in Discord abgebildet (siehe Beschreibung unten). Aktuell versuchen wir diese virtuelle Struktur mit den tatsächlichen Räumen zu verbinden: So hat zum Beispiel ein Entwicklungsteam in seinem Büroraum ein Mikrofon sowie einen Lautsprecher aufgestellt und mit dem Discord-Raum verbunden. Das ermöglicht allen Teammitgliedern – egal ob zu Hause oder vor Ort – relevante Gespräche mitzuhören, direkt mitzureden und natürlich hin und wieder auch eine lustige Bemerkung in die Runde zu werfen.


Hintergrund: Wie wir Home Office organisieren

Der Umstieg auf Home Office mit Beginn des Lockdowns verlief für uns fast schon überraschend einfach. Die Technik machte es möglich und das in zweierlei Hinsicht: Zum einen hat unser Infrastruktur-Team in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung großartige Arbeit in der Vorbereitung geleistet. Einige Tage wurden die Systeme durchgecheckt, wo nötig Verbesserungen gemacht (z.B. eine performantere Firewall eingerichtet), die Internet-Leitung auf ihre Belastbarkeit geprüft (was passiert, wenn plötzlich alle von extern zugreifen?) und vieles mehr. 

Zum anderen haben wir einige Software-Produkte im Einsatz, die uns die Kommunikation beim Teleworking ermöglichen. Wir setzen dabei bewusst auf mehrere Tools, um die Vorzüge von jedem im passenden Bereich zu nutzen:

  • Die Klassiker E-Mail und Telefon: Natürlich hat jeder und jede von uns Zugriff auf die E-Mails. Was das Telefon betrifft, arbeiten wir schon seit längerem mit der virtuellen Telefonanlage 3CX. Zum Beispiel kann damit auch ein Anruf auf die oben genannte Nummer am PC zu Hause angenommen werden.
  • Slack: In den letzten Jahren hat sich Slack zu DEM Kommunikationstool des CSS-Team gemausert. Gerade auch in den Zeiten von COVID-19 ist es wichtig für den Austausch von neuen Informationen und die Abwicklung von Projekten.
  • Der Newcomer Discord: All die genannten Tools können natürlich einen wichtigen Kommunikationsbereich nicht abdecken – die Büroräume, in denen man mit den Kollegen*innen kurz beim Kaffee tratscht, ein interessantes Gespräch zufällig mithört oder sich den einen oder anderen Witz über den Bildschirm zuwirft. Um das bis zu einem gewissen Grad zu ersetzen, wurde zu Beginn der Ausnahmesituation Discord eingeführt. Den Gamern ist es längst ein Begriff, wird es doch sehr gerne von ihnen eingesetzt, um unkompliziert miteinander zu sprechen. Discord bietet die Möglichkeit Raum-Strukturen anzulegen und sich je nach Bedarf in den einen oder anderen Raum einzuklinken, um mitzuhören und -zureden.
  • Skype for Business, das wir am Anfang für Meetings einsetzten, wurde in der Zwischenzeit durch Microsoft Teams abgelöst. Wir verwenden es gemeinsam mit unseren Kunden, um die Projekte voranzutreiben. Auch intern kommt es oft zum Einsatz und Funktionen wie das Teilen des Bildschirms oder der Chat werden fleissig genutzt. Zwischendurch  haben wir auch die Aufnahmefunktion für uns entdeckt und eine Session zur Wissensweitergabe im Team aufgenommen – davon profitieren alle, die nicht daran teilnehmen konnten.
  • Zoom haben wir für Online-Events im Einsatz.

Discord im Einsatz bei der Aufnahme eines unserer Podcasts aus der Reihe "Einblicke" - statt im Studio (aka Meetingraum) im Home Office!


Mehr als nur Technik

Wie in der Software-Entwicklung, gilt auch hier: Die Technik alleine reicht nicht!

Ein wichtiges nicht-technisches Tool ist das Handbuch "Der Teleworking-Knigge", der nach zwei Wochen Erfahrung mit Homeoffice dem Team zur Verfügung gestellt wurde. Er enthält Anleitungen und "Ground Rules" für die Zusammenarbeit und den Umgang miteinander in Zeiten des Teleworkings. Außerdem sorgt die Geschäftsführung mit laufenden Team-Updates und Einzelgesprächen dafür, dass sich alle informiert und nicht alleingelassen fühlen.

Generell sorgen wir so gut es geht dafür, dass Kommunikation zustande kommt und Information fließt. Wöchentlich informiert die Geschäftsführung in einer "Pressekonferenz" über den aktuellen Stand. Virtuelle Meetings mit den einzelnen Teams wurden abgehalten, um mit ihnen über ihre Situation und ihre Erfahrungen mit dem Teleworking zu sprechen. Und im Mai fanden wie geplant die Mitarbeiter*onnen-Gespräche statt – diesmal in Microsoft Teams statt im Meetingraum.


Einfach und trotzdem nicht leicht

Zugegeben, als Software-Unternehmen haben wir es natürlich um einiges einfacher, wenn es um die Umstellung auf Teleworking geht. Zum einem brauchen wir als WissensarbeiterInnen nur unsere (gut ausgestatteten) PCs und eine stabile Internet-Verbindung. Zum anderen gibt es schon länger in unserem Team die Möglichkeit bei Bedarf von zu Hause aus zu Arbeiten und viele haben Erfahrung damit. Und zum dritten sind wir den Umgang mit unterschiedlichen Software-Produkten für den Chat und den Austausch von Daten gewohnt (siehe oben).

Nichtsdestotrotz: Wir vermissen uns und freuen uns über die zunehmenden Treffen im Büro! Es ist Teil unserer Unternehmenskultur, dass im Büro zusammenkommen, persönlich quatschen, lachen und Software-Projekte umsetzen. Oder um es mit diesem kleinen Zitat aus Discord zu sagen:

Kollege 1: Willkommen im 21. Jahrhundert!
Kollege 2: Wenn das das 21. Jahrhundert ist, dann will ich wieder zurück ins letzte! [Gelächter]
😉

Bleiben Sie gesund!