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Zwischen Home Office und Büro

Alles neu macht die Pandemie. Nun gut, vielleicht nicht alles, aber unser Arbeitsalltag hat sich doch ziemlich geändert. Wie wir damit umgehen, haben wir hier zusammengefasst.

Letzte Änderung: Mai 2021


Wir machen’s uns schön

Während des ersten Lockdowns übersiedelten wir in Home Office und sind zum großen Teil dort geblieben. Während der Entspannung im Sommer 2020 waren wieder mehr von uns im Büro; mit Beginn des zweiten Lockdowns im Herbst blieb davon nur ein kleiner, harter Kern übrig, der regelmäßig auf COVID-19 getestet wurde.

Dieser arbeitete an großen Umbauten: Unsere IT-Infrastruktur wurde auf neue Beine gestellt, gefolgt von einem Umbau der zwei Büros im Laufe des Jahres 2021. So nutzen wir die Zeit der durchgehenden Home Office, um uns eine wunderschöne Arbeitsumgebung für die Rückkehr ins Büro zu schaffen.

Dabei ist uns bewusst, dass Home Office gekommen ist um zu bleiben und dass die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten weiterhin gerne bei Bedarf genutzt werden wird.


Die Ausstattung der Zukunft?

Diese neue Flexibilität ist eine spannende Herausforderung in Bezug auf die Ausstattung der Mitarbeiter*innen. Statten wir mehr Leute als bisher mit Laptops oder Mini-PCs aus? Wenn ja, welche Laptops sind für unsere Entwicklungsteams leistungsfähig genug? Wie garantieren wir auch zukünftig, dass alle persönlichen Daten geschützt sind (Stichwort: DGSVO)? Werden einige Tische zu flexiblen Arbeitsplätzen, die dieselbe Ausstattung bieten, damit man ganz einfach dort "andocken" kann? Welche Mitarbeiter*innen brauchen aufgrund der Art ihrer Arbeit fixe Arbeitsplätze? Viele Detailfragen, die geklärt werden müssen und zu denen wir neue Erfahrungen sammeln.


Herausforderung verteiltes Team

Die Tatsache, dass sich unser Team ab jetzt zwischen Home Office und Büro verteilt, macht die Kommunikation herausfordernder. Wir haben immer schon viel Wert auf den informellen Austausch gelegt – sei es bei Kaffee, beim Mittagessen oder einfach beim Vorbeigehen.

Während der reinen Home-Office-Zeit haben wir unsere räumliche Struktur in Discord abgebildet (siehe Beschreibung unten). Diese virtuelle Struktur versuchen wir nun mit den tatsächlichen Räumen zu verbinden: So wurde zum Beispiel in einem Entwicklungsteam-Raum ein Mikrofon sowie einen Lautsprecher aufgestellt und mit dem Discord-Raum verbunden. Das ermöglicht allen Teammitgliedern – egal ob zu Hause oder vor Ort – relevante Gespräche mitzuhören, direkt mitzureden und natürlich hin und wieder auch eine lustige Bemerkung in die Runde zu werfen.

Darüber hinaus versuchten wir mit informelleren Maßnahmen das Team zusammenzuhalten. Es gab einen täglichen, virtuellen „14:07-Kaffee“ an dem man teilnehmen kann, es werden After-Work-Treffen organisiert, es gab eine Online-Weihnachtslesung aus unserem Bereich der Rhetorik-Weiterbildung und einer unserer Gesellschafter organisierte den Versand von Weihnachtskeksen an alle.


Hintergrund: Wie wir Home Office organisieren

Der Umstieg auf Home Office mit Beginn des Lockdowns verlief für uns fast schon überraschend einfach. Die Technik machte es möglich und das in zweierlei Hinsicht: Zum einen hat unser Infrastruktur-Team in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung großartige Arbeit in der Vorbereitung geleistet. Einige Tage wurden die Systeme durchgecheckt, wo nötig Verbesserungen gemacht (z.B. eine performantere Firewall eingerichtet), die Internet-Leitung auf ihre Belastbarkeit geprüft (was passiert, wenn plötzlich alle von extern zugreifen?) und vieles mehr. 

Zum anderen haben wir einige Software-Produkte im Einsatz, die uns die Kommunikation beim Teleworking ermöglichen. Wir setzen dabei bewusst auf mehrere Tools, um die Vorzüge von jedem im passenden Bereich zu nutzen:

  • Die Klassiker E-Mail und Telefon: Natürlich hat jeder und jede von uns Zugriff auf die E-Mails. Was das Telefon betrifft, arbeiten wir schon seit längerem mit der virtuellen Telefonanlage 3CX. Zum Beispiel kann damit auch ein Anruf auf die oben genannte Nummer am PC zu Hause angenommen werden.
  • Slack: In den letzten Jahren hat sich Slack zu DEM Kommunikationstool des CSS-Team gemausert. Gerade auch in den Zeiten von COVID-19 ist es wichtig für den Austausch von neuen Informationen und die Abwicklung von Projekten.
  • Der Newcomer Discord: All die genannten Tools können natürlich einen wichtigen Kommunikationsbereich nicht abdecken – die Büroräume, in denen man mit den Kollegen*innen kurz beim Kaffee tratscht, ein interessantes Gespräch zufällig mithört oder sich den einen oder anderen Witz über den Bildschirm zuwirft. Um das bis zu einem gewissen Grad zu ersetzen, wurde zu Beginn der Ausnahmesituation Discord eingeführt. Den Gamern ist es längst ein Begriff, wird es doch sehr gerne von ihnen eingesetzt, um unkompliziert miteinander zu sprechen. Discord bietet die Möglichkeit Raum-Strukturen anzulegen und sich je nach Bedarf in den einen oder anderen Raum einzuklinken, um mitzuhören und -zureden.
  • Microsoft Teams: Wir verwenden es gemeinsam mit unseren Kunden, um die Projekte voranzutreiben. Auch intern kommt es oft zum Einsatz und Funktionen wie das Teilen des Bildschirms oder der Chat werden fleissig genutzt. Zwischendurch  haben wir auch die Aufnahmefunktion für uns entdeckt und nehmen Sessions zur Wissensweitergabe im Team auf – davon profitieren alle, die nicht daran teilnehmen konnten.
  • Zoom haben wir für Online-Events im Einsatz.

Am Bild: Discord im Einsatz bei der Aufnahme eines unserer Podcasts aus der Reihe "Einblicke" - statt im Studio (aka Meetingraum) im Home Office!


Mehr als nur Technik

Wie in der Software-Entwicklung, gilt auch hier: Die Technik alleine reicht nicht!

Ein wichtiges nicht-technisches Tool ist das Handbuch "Der Teleworking-Knigge", der nach zwei Wochen Erfahrung mit Homeoffice dem Team zur Verfügung gestellt wurde. Er enthält Anleitungen und "Ground Rules" für die Zusammenarbeit und den Umgang miteinander in Zeiten des Teleworkings.

Außerdem sorgt die Geschäftsführung mit wöchentlichen Updates (bei uns augenzwinkernd „Pressestunde“ genannt) und Einzelgesprächen dafür, dass sich alle informiert und nicht alleingelassen fühlen. Seit einiger Zeit laufen auch Supervisions- und Feedback-Meetings mit den Entwicklungsteams. Und im Mai 2020 fanden wie geplant die Mitarbeiter*innen-Gespräche statt – diesmal in Microsoft Teams statt im Meetingraum.


Einfach und trotzdem nicht leicht

Zugegeben, als Software-Unternehmen haben wir es natürlich um einiges einfacher, wenn es um die Umstellung auf Home Office geht. Nichtsdestotrotz: Vor allem mit der zunehmenden Länge und Menge der Lockdowns vermissen wir uns und freuen uns schon sehr auf persönliche Treffen! Es ist Teil unserer Unternehmenskultur, dass im Büro zusammenkommen, persönlich quatschen, lachen und Software-Projekte umsetzen. Oder um es mit diesem kleinen Zitat aus Discord zu sagen:

Kollege 1: Willkommen im 21. Jahrhundert!
Kollege 2: Wenn das das 21. Jahrhundert ist, dann will ich wieder zurück ins letzte! [Gelächter]
😉

Bleiben Sie gesund!