Von der Anfrage zur Angebots­erstellung


Ein Einblick in unser Unternehmen: Wie wir vorgehen, um zu einem Angebot zu kommen, das hält, was es verspricht!

März 2017


Vor einiger Zeit haben wir in einem Artikel beschrieben, wie wir organisatorisch aufgestellt sind. Die Struktur ist jedoch nur eine Seite, eine weitere sind die Prozesse. Diesmal möchten wir zeigen, wie wir vorgehen, um zu einem Angebot zu kommen, das hält was es verspricht.  

Zwei Dinge vorneweg:

  1. Natürlich ist das ein idealtypischer Ablauf. Soll heißen: Abweichungen sind im realen Projektgeschäft immer möglich (wenn nicht die Regel…).
  2. In diesem Artikel geht es um ein Erstprojekt – wir haben also mit dem Kunden noch kein Projekt abgewickelt.

Nun gut, starten wir los!

 

Nr. 1: Anfrage

Der Startpunkt ist eine Anfrage, die wir per E-Mail oder Telefon erhalten. Der Inhalt der Anfrage kann unterschiedlich sein – es reicht von einem Intranet, über ein kompliziertes Backend-System bis hin zur App (und hin und wieder auch die Idee, "über die ich noch nichts im Detail sagen will").

Für die Anfrage ist bei uns derjenige zuständig, der die Rolle "Sales" innehat (siehe Artikel zu unserem Rollenmodell!). Er entscheidet, was mit der Anfrage passiert. Wenn es so scheint, als ob wir dem/der AnfragestellerIn helfen können, bespricht er mit den Product Ownern, wer die Anfrage übernimmt. Für diese Entscheidung ist maßgeblich, wer Zeit und die (in manchen Fällen nötige) spezielle Expertise hat.

Kurzer Einschub für alle, die sich jetzt fragen, was denn ein "Product Owner" ist: Der Begriff "Product Owner" stammt aus Scrum, einem der bekanntesten Vertreter des agilen Projektmanagements. Product Owner sind die internen Stellvertreter des Kunden in unserem Team. Sie sind die Ansprechpartner unserer Kunden und repräsentieren die Wünsche und Anforderungen der Auftraggeber und User der Software. Mehr über Scrum in unserem Artikel!

 

Nr. 2: Erstgespräch



Wenn entschieden ist, welcher Product Owner die Sache übernimmt, kontaktiert dieser den/die AnfragestellerIn. Bei uns ist das Erstgespräch immer ein Telefonat, da wir festgestellt haben, dass der Griff zum Hörer (bzw. Headset) effizienter ist als ein sofortiges Treffen oder seitenlange E-Mails – und zwar für beide Seiten, da man am Telefon schon viele wichtige Themen klären kann:

  • Sind wir der richtige Ansprechpartner? Können wir die Leistung erbringen, die der/die AnfragestellerIn benötigt? Dafür muss der Product Owner grob verstehen, was er/sie will bzw. was er/sie braucht (und diese zwei Dinge sind nicht immer das Gleiche!). Er führt eine Art Beratungsgespräch, bei dem er auch skizziert, wie wir vorgehen und was die nächsten Schritte sind.
  • Unser Product Owner klopft auch das Ressourcen-Thema ab. Er fragt nach der geplanten Durchlaufzeit und dem vorgesehenen Budget, die er auf Basis seiner Erfahrungen als realistisch oder unrealistisch einschätzen kann. Ein weiterer wichtiger Punkt sind in dieser Anfangsphase auch die personellen Kapazitäten des Anfragestellers. Viele Projekte brauchen einen zeitlichen Einsatz von Kundenseite: Zum einen in der Konzeptionsphase für das Mitdenken, zum Beispiel zur Erreichung der optimalen Bedienbarkeit. Zum anderen auch bei der Umsetzung, zum Beispiel beim Befüllen einer neuen Website mit Inhalten.

Wenn nach diesem Telefonat für beide Seiten klar ist, dass ein gemeinsames Projekt interessant und möglich ist, folgt im nächsten Schritt das persönliche Kennenlernen.

 

Nr. 3: Persönliches Treffen



Das erste persönliche Treffen ist bei uns immer kostenlos und findet im Idealfall in einer größeren Runde statt: Auf Seiten des potentiellen Kunden nehmen die Personen teil, die in das Projekt involviert sind und die Entscheidungen darüber treffen. Wenn es sich um ein komplexes Projekt handelt, sind von unserer Seite oft zwei unserer Product Owner dabei, um mitzudenken.

Während des Treffens wird mehr auf die Details des Projekts eingegangen und wir erklären genau, wie wir arbeiten, um eine wirklich gute Lösung für unsere Kunden umzusetzen.

Auf Basis der Infos aus diesem Gespräch ist auch eine erste, sehr grobe Einschätzung über die Kosten möglich – ein Angebot über die Umsetzung legen wir immer erst nach der Konzeption und der Schätzung. Dazu kommen wir jetzt!

 

Nr. 4: Konzeption



Jetzt sind wir in dem Stadium, das wir "Vorprojektphase" nennen. In einem ersten Schritt bieten wir dem potentiellen Kunden die Konzeption des Projektes an – denn ohne detaillierte Konzeption ein Software-Projekt zu starten ist so wie ein Haus auf Basis einer Bierdeckel-Skizze zu bauen.

Dem Angebot für die Konzeption gehen schon einige Überlegungen voraus. Die Product Owner denken gemeinsam darüber nach, was alles in die Konzeption für dieses spezielle Projekt einfließen muss ("wir überlegen uns, was wir uns in der Konzeption überlegen müssen", hat es ein Kollege treffend formuliert).

Wenn das Angebot für die Konzeption steht, geht es an den/die Kunden/Kundin. Sobald die Bestellung da ist, startet die Konzeption – und dauert länger, als viele Kunden sich das vorher vorstellen. Wochen und Monate sind keine Überraschung für uns; nicht selten dauert diese Phase solange wie die Umsetzung der Software selbst. Weshalb das so ist bzw. was alles in die Konzeption hineinfällt, haben wir vor einiger Zeit in einem Artikel zusammengefasst.

In manchen Fällen ist bei der Konzeption auch schon ein Entwicklungsteam beteiligt; z.B. wenn Vorab-Tests zur Evaluierung nötig sind (auch "Spike" genannt).

Das Resultat der Konzeption ist die Basis für die Schätzung.

 

Nr. 5: Team-Auswahl (für Schätzung)



Vor der Schätzung stellt sich die Frage, welches Team die Umsetzung übernehmen wird. Auftritt Rolle "Team Manager": Er hat den Überblick über die Auslastung aller Teams. Der für das Projekt verantwortliche Product Owner redet mit ihm und sie denken gemeinsam darüber nach, welches Team aus zeitlichen (und fachlichen) Gründen das passende ist.

Danach schließt sich der Product Owner mit dem Team kurz und trägt den Task "Schätzung" in dessen Teamplanung ein.

 

Nr. 6: Schätzung

Die so geplante Schätzung für das Projekt macht das Team gemeinsam mit dem Product Owner, der diese dann mit dem Kunden bespricht. Hin und wieder sind noch Anpassungen im Umfang des Projekts notwendig, um ein möglicherweise vorgegebenes Budget einzuhalten – dafür arbeitet unser Product Owner gemeinsam mit dem/der Kunden/Kundin die wichtigsten Funktionen für die erste Version heraus.

Wenn die Schätzung mit dem Kunden abgeschlossen ist, erstellt der Product Owner ein Angebot. Und wenn dieses vom Kunden – zu unserer großen Freude – bestellt wird, geht es an die Umsetzung.

Dazu mehr in unserem Artikel zum Thema Software-Entwicklung in unseren Teams:
Von der Bestellung zur fertigen Software



Text: Isabel Birnstingl & Johannes Widmann
Zeichnungen: Isabel Birnstingl (in Hochachtung für xkcd)

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