Zwischen Home Office und Büro - Wie wir es organisierenNews


03.06.2020

Zwischen Home Office und Büro

Seit Beginn des COVID-19-Ausnahmezustands arbeiten wir im Home Office. Wie wir das machen und wie wir die Rückkehr ins Büro gestalten, erzählen wir hier!

Sie finden in diesem Artikel:
In Planung: Die Rückkehr ins Büro
Hintergrund: Wie wir Home Office organisieren (die Tools, die wir einsetzen)
Home Office braucht mehr als nur Technik



Aktuell ist unser Team noch von zu Hause aus tätig, nur einzelne halten im Büro die Stellung. Nichtsdestotrotz stehen die Räder unserer Software-Entwicklung nicht still und wir sind auch weiterhin für Sie erreichbar: Telefonisch unter +43 (0)1 712 18 21 oder via E-Mail office@cssteam.at.

 

In Planung: Die Rückkehr ins Büro

Mit der Lockerung der Maßnahmen haben wir begonnen uns auf die Rückkehr ins Büro vorzubereiten. Da das Arbeiten von zu Hause aus in unserem Team sehr gut läuft, nehmen wir uns die nötige Zeit dafür. Es gibt einiges zu überlegen: Wie viele Personen können in unseren Büroräumen gleichzeitig arbeiten? Wie organisieren wir das Mittagessen in unserer Küche? Wie oft und mit welchen Mitteln wird zukünftig gereinigt? Was ist mit der Hygiene in unseren Pool-Autos? Und, und, und!

In den kommenden Juni-Wochen machen wir Testläufe mit einigen Kollegen und Kolleginnen. Mit dabei sind vorrangig diejenigen Mitglieder unseres Teams, die in MitarbeiterInnen-Gesprächen den Wunsch geäußert haben, wieder ins Büro zu kommen – sei es aus beruflichen oder auch aus zwischenmenschlichen Gründen.

Vor Beginn der Testläufe wurde ein sogenannter "Covid-19-Knigge"gestaltet, der als Handbuch Anweisungen und Orientierungshilfe für ein Corona-sicheres Arbeiten bietet. Da wir genau wissen, dass Theorie und Praxis manchmal zwei Paar Schuhe sind, werden wir uns während der Probezeit ansehen, ob und wie die Vorgaben im Handbuch umgesetzt werden können.

Und vor allem werden wir uns auch ansehen, wie wir die für uns so wichtige Kommunikation und die zwischenmenschlichen Beziehungen in einem Team, dass zwischen Büro und Home Office geteilt ist, sicherstellen und fördern! Über unsere Erkentnisse und unsere Lösungen werden wir weiterhin laufend hier berichten.
 

Hintergrund: Wie wir Home Office organisieren

Kurz gesagt: Die Technik macht es möglich! Und das in zweierlei Hinsicht: Zum einen hat unser Infrastruktur-Team in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung großartige Arbeit in der Vorbereitung geleistet. Einige Tage wurden die Systeme durchgecheckt, wo nötig Verbesserungen gemacht (z.B. eine performantere Firewall eingerichtet), die Internet-Leitung auf ihre Belastbarkeit geprüft (was passiert, wenn plötzlich alle von extern zugreifen?) und vieles mehr.

Zum anderen haben wir einige Software-Produkte im Einsatz, die uns die Kommunikation beim Teleworking ermöglichen. Wir setzen dabei bewusst auf mehrere Tools, um die Vorzüge von jedem im passenden Bereich zu nutzen. Hier die aktuell wichtigsten:

  • Die Klassiker E-Mail und Telefon: Natürlich hat jeder und jede von uns Zugriff auf die E-Mails. Was das Telefon betrifft, arbeiten wir schon seit längerem mit der virtuellen Telefonanlage 3CX. Zum Beispiel kann damit auch ein Anruf auf die oben genannte Nummer am PC zu Hause angenommen werden.
  • Slack: In den letzten Jahren hat sich Slack zu DEM Kommunikationstool des CSS-Team gemausert. Gerade auch in den Zeiten von COVID-19 ist es wichtig für den Austausch von neuen Informationen und die Abwicklung von Projekten.
  • Der Newcomer Discord: All die genannten Tools können natürlich einen wichtigen Kommunikationsbereich nicht abdecken – die Büroräume, in denen man mit den KollegInnen kurz beim Kaffee tratscht, ein interessantes Gespräch zufällig mithört oder sich den einen oder anderen Witz über den Bildschirm zuwirft. Um das bis zu einem gewissen Grad zu ersetzen, wurde zu Beginn der Ausnahmesituation Discord eingeführt. Den Gamern ist es längst ein Begriff, wird es doch sehr gerne von ihnen eingesetzt, um unkompliziert miteinander zu sprechen. Discord bietet die Möglichkeit Raum-Strukturen anzulegen und sich je nach Bedarf in den einen oder anderen Raum einzuklinken, um mitzuhören und -zureden.
  • Skype for Business, das wir am Anfang für Meetings einsetzten, wurde in der Zwischenzeit durch Microsoft Teams abgelöst. Wir verwenden es gemeinsam mit unseren Kunden, um die Projekte voranzutreiben. Auch intern kommt es oft zum Einsatz und Funktionen wie das Teilen des Bildschirms oder der Chat werden fleissig genutzt. Vor kurzem haben wir auch die Aufnahmefunktion für uns entdeckt und eine Session zur Wissensweitergabe im Team aufgenommen – davon profitieren alle, die nicht daran teilnehmen konnten.
  •  Zoom haben wir getestet, jedoch aus datenschutzrechtlichen Bedenken fürs Erste nicht im Einsatz. Auch Jitsi haben wir ausprobiert; es konnte uns aber als Anwendung für das Unternehmen nicht überzeugen.


Discord im Einsatz bei der Aufnahme eines unserer Podcasts aus der Reihe "Einblicke" - statt im Studio (aka Meetingraum) im Home Office!
 

Mehr als nur Technik

Wie in der Software-Entwicklung, gilt auch hier: Die Technik alleine reicht nicht!

Ein wichtiges nicht-technisches Tool ist das Handbuch "Der Teleworking-Knigge", der nach zwei Wochen Erfahrung mit Homeoffice dem Team zur Verfügung gestellt wurde. Er enthält Anleitungen und "Ground Rules" für die Zusammenarbeit und den Umgang miteinander in Zeiten des Teleworkings. Außerdem sorgt die Geschäftsführung mit laufenden Team-Updates und Einzelgesprächen dafür, dass sich alle informiert und nicht alleingelassen fühlen.

Generell sorgen wir so gut es geht dafür, dass Kommunikation zustande kommt und Information fließt. Wöchentlich informiert die Geschäftsführung in einer "Pressekonferenz" über den aktuellen Stand. Regelmäßig finden auch After-Work-Treffen statt, die den Austausch über das reine Tagesgeschäft hinaus ermöglichen. Virtuelle Meetings mit den einzelnen Teams wurden abgehalten, um mit ihnen über ihre Situation und ihre Erfahrungen mit dem Teleworking zu sprechen. Und im Mai fanden wie geplant die MitarbeiterInnen-Gespräche statt – diesmal in Microsoft Teams statt im Meetingraum.

 

Einfach und trotzdem nicht leicht

Zugegeben, als Software-Unternehmen haben wir es natürlich um einiges einfacher, wenn es um die Umstellung auf Teleworking geht. Zum einem brauchen wir als WissensarbeiterInnen nur unsere (gut ausgestatteten) PCs und eine stabile Internet-Verbindung. Zum anderen gibt es schon länger in unserem Team die Möglichkeit bei Bedarf von zu Hause aus zu Arbeiten und viele haben Erfahrung damit. Und zum dritten sind wir den Umgang mit unterschiedlichen Software-Produkten für den Chat und den Austausch von Daten gewohnt (siehe oben).

Nichtsdestotrotz: Wir vermissen uns und freuen uns alle auf die geplante Rückkehr! Es ist Teil unserer Unternehmenskultur, dass im Büro zusammenkommen, persönlich quatschen, lachen und Software-Projekte umsetzen. Oder um es mit diesem kleinen Zitat aus Discord zu sagen:

Kollege 1: Willkommen im 21. Jahrhundert!
Kollege 2: Wenn das das 21. Jahrhundert ist, dann will ich wieder zurück ins letzte! [Gelächter]
😉


Bleiben Sie gesund!

Die Fotos aller CSS-Teammitglieder als Collage

Icon im Teaser-Bild von surang/Flaticon

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